Koncoročné vyúčtovanie za stravu

--- tomu obdobiu treba prispôsobiť obdobia všetkých ostatných nastavení v module jedáleň
--- v module platby odporúčame zapisovať platby do príslušného šk. roka v súlade s jedálňou
--- ak si robíte mesačné prehľady, tlačové zostavy, kontroly, ... platby za konkrétny mesiac zapisujte všetky iba do jedného šk. roka

--- počas leta si treba dávať pozor v jednotlivých moduloch a ich častiach, v akom šk. roku pracujete
--- podľa potreby sa v hornom menu dá šk. rok prepnúť na taký, aby ste napr. mohli zapisovať prijaté a vyplatené platby do potrebného šk. roka

-> K AKÉMU dátumu:
- v zásade u každého stravníka ku koncu jeho stravovania, čo je štandardne: pre žiakov ZŠ a SŠ vždy ku 30.6. / pre deti MŠ podľa reálnej prevádzky jedálne, resp. môžete ku koncu mesiaca (31.7. , 31.8.) / maturanti, učitelia, externí ... - ku reálnemu koncu ich stravovania

-> KEDY
- vyúčtovanie nie je fyzicky nutné robiť v rovnaký deň ako je koniec stravovania, dôležité je, aby sa už nemenili poplatky (= aby sa už stravníci nemohli odhlasovať / prihlasovať)
--- nerobte vyúčtovanie priskoro, keď je ešte prevádzka; v prípade nepretržitej prevádzky treba čo najviac ku koncu (prípadne až na začiatku nového šk. roka)

-> vyúčtovanie naraz alebo na viackrát
- ak vaši stravníci nekončia všetci naraz, môžete robiť vyúčtovanie aj čiastkovo
- príklady pre čiastkové vyúčtovanie: stredná škola = najprv maturantom a potom ostatným ; spojená škola = najprv pre ZŠ (do 30.6.) potom pre MŠ s letnou prevádzkou

Dôležité je však:
-> v module jedáleň - nastaviť dátum pre koniec objednávok na kartách stravníkov (aj ak sú objednávky prerušené)
-> v module platby - správne si vždy nastavovať filtre (triedy, typy platiteľov, ... aj pre dátumy)
-> nastaviť správne dátumy splatnosti - aby pre celý predpis nebol neskorší ako sa robí vyúčtovanie; v prípade zálohy či konštantných poplatkov aj dátum splatnosti pre vygenerovanie preplatku musí byť skorší ako robíte vyúčtovanie

---- treba si dátum pre vyúčtovanie dohodnúť spoločne - aj kvôli následnému prenosu zostatkov, predpisov, nastavení
---- treba vždy používať filtre pre predpisy a sledovať preplatky/nedoplatky iba za "svoje" predpisy


-> po vrátení preplatkov treba:
---- do aktuálneho (= končiaceho) šk. roka zapísať vyplatené platby, aby sa stravníkom konto vynulovalo (viac v návode Vrátenie preplatkov - ako zaevidovať vrátenie preplatku/platby)
---- neskoršie prijaté platby - zapisovať ich s ohľadom na mesiac dátumu prijatia - buď ešte do starého šk. roka alebo už do nového šk. roka
---- nakoniec urobiť prenos zostatkov do nového šk. roka - ten je možné robiť až keď administrátor/zástupca školy urobí prechod v agende (zvyčajne až v auguste), lebo až vtedy budú žiaci s triedami v novom šk. roku a zostatky sa budú môcť priradiť k užívateľom



KROKY PRE KOMPLETNÉ A SPRÁVNE VYÚČTOVANIE zostatkov za stravu a vrátenie preplatkov

1. používať automatický predpis
2. kontrola doterajších nastavení (najmä dátumy období); stravníci musia mať ukončené objednávky
3. zapnúť generovanie zostatkov pre konštantné poplatky a zálohu (ak ste ich používali)
4. preplatky v module platby a vytvorenie súboru pre hromadný príkaz do banky

Podrobnejší popis krokov:


I. KROK - nutný predpoklad - AUTOMATICKÝ PREDPIS
-------------------------------------------------------------------------------

Pre automatické záverečné vyúčtovanie stravného je potrebné používať automatický predpis za stravu.
Ako vytvoriť predpis pre školskú jedáleň

Ak totiž škola používala na stravu 'vlastný' predpis - vytvorený v module platby (či už nastavila paušálne poplatky alebo ich individuálne vpisovala jednotlivým stravníkom), v takomto predpise chýba prepojenie na reálne poplatky podľa odstravovaných dní a zadanej jednotkovej ceny v module jedáleň.

V module jedáleň v časti 'Stravníci' -> 'Poplatky a platby'
-> je prehľad mesačných poplatkov podľa skutočných objednávok (ak máte nastavené jednotkové ceny)
-> tieto poplatky systém prenáša do automatického predpisu, nie však do 'vlastného' predpisu
--> pri oboch typoch predpisu je možné vidieť, koľko kto zaplatil (ak máte vlastný predpis prepojený na modul jedáleň) a aj aký má zostatkový kredit k zvolenému dátum
- avšak pri 'vlastnom' predpise, ak v ňom nemáte ručne preťukané tieto poplatky z modulu jedáleň => v module platby nebudete mať preplatky/nedoplatky (kredit) za stravu v rovnakej sume ako je kredit v module jedáleň

Aký predpis používate, zistíte rýchlo v module platby časť 'Predpisy' alebo v module jedáleň - v nastaveniach krok 'Predpisy':

-> ak máte 'vlastný' predpis za stravu a chcete mať správne vyúčtovanie (zostatky v module platby), musíte si manuálne do predpisu pozadávať všetky individuálne poplatky - pre každého stravníka a pre každý mesiac v skutočnej výške

-> pri automatickom predpise sú už zostatky automaticky v module platby, môžete ďalej robiť hromadné operácie s platbami podľa potreby:
- ak chcete preplatky vyplatiť - môžete vygenerovať súbor pre hromadný príkaz do banky
- môžete preniesť zostatky za stravu automaticky do nasledujúceho šk. roka

Poznámka:
Vlastný predpis je možné zmeniť na automatický aj neskôr počas šk. roka, je však potrebných viacero úprav a rôzne kontroly, nakoniec aj hromadný presun prijatých platieb z vlastného predpisu na automatický + zmazanie vlastného predpisu.
Náročnosť takejto zmeny typu predpisu na konci šk. roka je podľa množstva zapísaných platieb, podľa množstva iných predpisov či viacerých školských účtov.
Ak chcete v budúcnosti využívať automatické vyúčtovanie za stravu, odporúčame nastaviť si automatický predpis hneď na začiatku roka.

II. KROK - kontrola doterajších nastavení
------------------------------------------------------------

Pred samotným vyúčtovaním odporúčame skontrolovať viaceré vaše nastavenia, aby ste mali istotu, že systém má pre výpočet poplatkov správne podklady.
Najčastejšie chyby robia školy v nastaveniach období. Skontrolujte teda:

=> v krokoch 'Typy platiteľov, Jedlo-Cena' a 'Režijné náklady' -> cenníky aj tabuľky prispievateľov

a) dátumy:
- definovanie typov platiteľa - ideálne je zadať rozsah celého šk. roka od 1.9. - 31.8. (resp. iný, ak máte v jedálni posunutý šk. rok)
- ak ste cenník počas roka menili, skontrolujte, či obdobia nadväzujú, či napr. nie je "diera" a obdobie bez zadaného cenníka
- v príspevkoch -overte a prepíšte dátum štátnej dotácie - pre žiakov ZŠ iba do 30.6.2022 (ak napr. v lete varíte pre rovnaké deti v tábore), pozor však na škôlkarov, ak ich máte zadaných spoločne
b) sumy:
- jednotkové ceny v základnej tabuľke cenníka nesmú byť nižšie ako súčet príspevkov od prispievateľov (okrem prípadu št. dotácie vyššej ako finančné pásmo ak si rozdiel ponecháva škola)
- ! v príspevkoch sa nezadáva samotný doplatok stravníka (častá chyba)
Definovanie typov platiteľa a nastavenie cien stravného
Ako zadať sociálny fond a iné príspevky (na jedlo a réžiu)

=> v kroku 'Dochádzka'
- dochádzka je potrebná, ak používate príspevky na stravu alebo na réžiu a podmienkou priznania je prítomnosť v škole
- skontrolujte obdobie od - do, či sú všetky mesiace pre celý šk. rok (vrátane augusta 2022)
- zistite, či nie sú nevyjasnené nároky v dotáciách kvôli nezadanej dochádzke v elektronickej triednej knihe
Prehľady pre 'obedy zadarmo' - chyby v dochádzke (žlté otázniky)
- po odladení dochádzky si uzamknite v jedálni dochádzku žiakov voči zmenám v ETK - učitelia totiž často aj s veľkým časovým odstupom menia dochádzku, čo potom môže mať vplyv na uznanie nároku dotácie a následne aj na zostatky
Uzamknutie nárokov na dotácie voči zmenám dochádzky v ETK

=> v kroku 'Predpisy' -> v automatickom predpise - jednotlivé časti

a) obdobie pre predpis
- zadávať ideálne celý šk. rok (1.9. - 31.8.) - dátumy pre obdobie určite nemôžu byť kratšie ako sú objednávky stravníkov
- dátumy nemôžu byť mimo aktuálneho šk. roka

b) konštantné poplatky
- musí byť zadaná priemerná suma na mesiac, nie jednotková cena jedla
- treba zapnúť generovanie zostatku a nastaviť jeho splatnosť (viac v kroku III.)

c) záloha
- overte splatnosť - ideálny je dátum na začiatku roka, častá chyba býva v kalendárnom roku
- overte, či je záloha nastavená iba pre potrebné typy platiteľov
- do výnimiek patria iba stravníci s inou výškou zálohy, nie celé kategórie stravníkov, čo nemajú zálohu vôbec
- treba zapnúť generovanie zostatku a nastaviť jeho splatnosť (viac v kroku III.)

d) viditeľnosť predpisu
- musí byť zapnutá - ak nebude predpis viditeľný, rodič neuvidí poplatky, iba uhradené platby a tieto bude vidieť celé ako preplatok

e) typy platiteľov
- ak má škola iba jeden predpis a vyberá stravné od všetkých - musí byť 'všetky'
- ak škola pre niekoho nevyberá stravné (napr. pre učiteľov), treba skontrolovať, či je predpis nastavený pre všetky ostatné typy platiteľov
- rovnako aj ak máte viac predpisov, skontrolujte, či je nastavený nejaký predpis pre každý typ platiteľa - či nejaká kategória stravníkov omylom nie je bez predpisu (často sa tak stane, ak škola v priebehu šk. roka pridávala ďalšie typy platiteľov - v tomto roku napr. pre Ukrajincov)

=> objednávky nemôžu zostať neobmedzené
- žiadne objednávky neponechávajte neukončené, inak zostatky nemusia byť správne
---- pre skôr skončených stravníkov treba nastaviť dátum podľa skutočného konca stravovania v danom šk. roku
Stravník - individuálne ukončenie stravovania počas školského roka
---- pre žiakov ZŠ / SŠ treba nastaviť dátum 'do 30.6.'; pre maturantov reálny dátum ukončenia
---- pre deti MŠ a učiteľov nastavte skutočný dátum, dokedy pre nich varíte
- dá sa to hromadne zadať tak, že od nasledujúceho dátumu nastavíte 'Nestravuje sa'
Ako hromadné ukončiť (skrátiť) neobmedzené obdobie pre objednávky

=> pre obdobie objednávok musí mať stravník nastavený typ platiteľa
- v časti 'objednávky & typy platiteľov' systém vypisuje menný zoznam, kto a pre aké obdobie má nesprávne nastavený typ platiteľa
Ako nájsť a opraviť stravníka s nesprávne zadaným typom platiteľa

=> ak boli prijaté platby zapisované ručne:
- urobiť aspoň zbežnú kontrolu napr. či nie je preklepom zadaná privysoká suma - v záložke 'platby' sa dajú záznamy zotriediť podľa stĺpca 'suma' kliknutím na názov stĺpca

=> ak má škola viacero školských účtov:
- cez filtre urobiť krížovú kontrolu, či platby za stravu neboli zapísané na iný ako jedálenský účet a naopak - chybu mohla urobiť škola, ak zadáva platby ručne, alebo aj rodič, ak poslal peniaze na nesprávny bankový účet

- overiť sa dá v záložke 'platby' -> nastaviť súčasne filtre v stĺpci 'Informácie o platbe' pre 'Škola - účet' (2.) a v stĺpci 'Priradenia' filter postupne pre predpisy, ktoré nepatria na daný účet (3.)
- priradenie platby k predpisu alebo k bank. účtu je možné upraviť cez nástroje (4.) -> na obrázku príklad pre:
5. a) platba je prijatá na stravovací účet, no správa pre príjemcu aj priradenie na predpisy nie je pre stravu
5. b) platba je prijatá na stravovací účet, aj podľa správy pre príjemcu je platba za stravu, no nie je správne priradenie ku predpisu
Nie je možné zmeniť bankový účet, ak bola platba importovaná cez výpis z účtu, pretože na daný bankový účet naozaj platba prišla.
Pre úpravu môžete použiť interný prevod (Čo je interný prevod a ako ho zadať).

III. KROK - 'neprejedené' pre konštantné poplatky a zostatok na zálohe
---------------------------------------------------------------------------------------------------------

V prípade, že škola v automatickom predpise využíva konštantné poplatky alebo zálohu pre dotácie, na konci šk. roka je VŽDY potrebné zapnúť generovanie ich nespotrebovanej časti - bez ohľadu na to, či budete preplatky fyzicky vracať alebo zostatky prenášať do nového šk. roka.
! Pozor - nezapínajte príliš skoro - ešte pred ukončením stravovania.

*** Ak škola nepoužívala cez automatický predpis ani konštantné poplatky a ani zálohu, tento bod môžete preskočiť.

K úprave predpisu sa dostanete v nastaveniach modulu jedáleň v kroku 'Predpisy'.

a) pri konštantných poplatkoch:
- keďže pre každý mesiac je stanovený poplatok v rovnakej výške, je potrebné na konci roka zapnúť generovanie poplatku 'neprejedené'
- vtedy systém začne zohľadňovať aj skutočne odstravované dni, prijaté platby započíta s reálnymi poplatkami a škola uvidí v module platby reálne zostatky
- stravník vo svojom konte uvidí v zozname poplatkov za stravu ďalší riadok s názvom 'Neprejedené' (=preplatok) alebo 'Nedoplatok' a v ňom sa zobrazí suma (preplatok so záporným znamienkom, lebo je to suma na vrátenie; nedoplatok s kladným znamienkom, lebo je to suma, ktorú má stravník uhradiť)
-> ak jedáleň varí dlhšie ako do 30.6. (napr. pre MŠ, učiteľov, ...) a pre žiakov chce robiť vyúčtovanie skôr, nastavte generovanie poplatku 'neprejedené' samostatne podľa typu platiteľa a u každého aj príslušný dátum splatnosti

** Pri automatických poplatkoch netreba dodatočne nič zapínať, lebo poplatky za stravu pre každý mesiac boli presne v sume objednanej stravy už počas roka, teda aj zostatok bol počítaný priebežne.

b) záloha pre dotácie
- VŽDY na konci šk. roka je potrebné zapnúť generovanie nespotrebovanej časti zálohy - bez ohľadu na to, či budete preplatky fyzicky vracať alebo zostatky prenášať do nového šk. roka
Ako na konci šk. roka zapnúť generovanie preplatku zo zálohy

Pre vrátenie zálohy aj preplatku 'neprejedené' pri konštantných poplatkoch musí byť zadaný dátum splatnosti skorší ako robíte vyúčtovanie.
Vyúčtovanie môžete robiť aj po častiach, dá sa rozdielne nastaviť podľa typu platiteľa. Pozor však, aby niektorý typ platiteľa omylom nevypadol zo zoznamu.

IV. KROK - modul platby - kde sa nachádzajú preplatky
-----------------------------------------------------------------------------------

V module platby v záložke 'Prehľad platieb používateľov' sa nachádza tabuľka s menným zoznamom, kde je možné vidieť poplatky, prijaté platby, vrátené platby, preplatky, nedoplatky ... aj kredit (zostatok, kde sú započítané preplatky s nedoplatkami).

Tabuľka vždy po načítaní (obnovení) stránky zobrazuje údaje pre všetky predpisy a ku aktuálnemu dátumu pre všetkých platiteľov.
Pre správne zobrazenie zostatkov iba za stravu je potrebné zapnúť viaceré filtre:

=> 'predpis'
---> ak má škola viac predpisov, pre správne vyúčtovanie zostatkov iba za stravu je potrebné mať vždy filter iba pre predpis za stravu
---> ak máte v systéme zadaných viac bankových účtov, vo filtri je triedenie predpisov aj podľa bankových účtov **prácu určite uľahčí vhodné pomenované bankových účtov (Nastavenie bankových účtov školy)
---> ak ste používali pre 'obedy zadarmo' zálohu 3. typu, vo filtri pre predpisy nájdete nielen predpis pre stravu, ale aj predpis pre zálohu- '*vaše pomenovanie* (Záloha)' a pre ich sumárne označenie sa používa nadpredpis s názvom '*vaše pomenovanie* (dohromady)'.

=> 'obdobie od - do ' - štandardne sa v prehľade platieb používateľov zobrazuje tabuľka pre obdobie aktuálneho dňa
---> dátum pre obdobie 'do' však treba nastaviť tak, aby do daného obdobia boli zahrnuté dátumy splatnosti všetkých poplatkov za stravu, vrátane splatnosti preplatku zo zálohy či 'neprejedeného' pri konštantných poplatkoch

=> stĺpec 'kredit' - pre zobrazenie iba preplatkov zadajte do políčka 'od' sumu 0,01

Tip:
Ak nechcete vracať nízke sumy, ale iba od určitej výšky, stačí ak do filtra 'od' zadáte potrebnú sumu. Zvyšné nižšie preplatky však treba previesť do nového šk. roka.
Interný prevod - úhrada nedoplatku na strave z preplatku na zálohe 3. typu

Časté chyby - zle zadané obdobie v prehľade platieb používateľov

- pri zobrazovaní preplatkov škola zadá obdobie kratšie ako je splatnosť potrebných poplatkov (napr. poplatok pre 'vrátenie zálohy')
- po zadanom dátume sa ešte môže niekto stravovať, avšak pri odhlásení /prihlásení stravy sa zmení výška poplatku a následne aj výška kreditu
- pri porovnávaní kreditu v module školská jedáleň a kreditu v module platby si treba tiež rovnako nastaviť filter na obdobie aj pre predpis (Čo je kredit v module platieb , Čo je kredit v školskej jedálni)

Príklad:
V predpise je zapnuté generovanie preplatkov zo zálohy, je však nastavená iná splatnosť - pre ZŠ 30.6. a pre MŠ až 31.7. Jedáleň ešte počas mesiaca júl varí pre MŠ.
Na obrázku je porovnanie rozdielnej sumy preplatku pre rôzne zadaný dátum konca obdobia.

V module platby v prehľade platieb používateľov môžete vidieť preplatky a tieto preniesť do súboru pre hromadný príkaz do banky.
V prehľade platieb používateľov je dôležité pracovať s filtrami - pre predpisy aj pre obdobie, aby ste omylom nevrátili preplatky aj z iných predpisov či skôr, ako nastane splatnosť všetkých poplatkov.
Viac pozrite v návode pre Vrátenie preplatkov - ako vygenerovať hromadný platobný príkaz do banky

Či už ste preplatky za stravu fyzicky vracali alebo nie, takmer vždy sa nájde u niekoho aj nedoplatok, preto určite nevynechajte prenos zostatkov do nasledujúceho šk. roka.

-> s prenosom zostatkov počkajte na administrátora - najprv musí previesť žiakov a triedy do nového šk. roka
-> po prenose zostatkov už určite nezapisujte platby do starého šk. roka

Pre prenos zostatkov za stravné sa používa:
-> ak ste mali automatický predpis za stravu - prenos je cez modul jedáleň
Prechod do nového školského roka - modul JEDÁLEŇ
- ak ste používali 'vlastný' predpis za stravu - prenos je cez modul platby
!! v module platby treba prenos koordinovať aj s ostatnými zamestnancami spravujúcimi ostatné školské predpisy
Prechod do nového školského roka - modul PLATBY
* v novom šk. roku odporúčame vytvoriť si automatický predpis - Ako vytvoriť predpis pre školskú jedáleň

Pozrite si ďalšie návody pre modul Školská jedáleň:

Zoznam všetkých návodov pre modul Školská jedáleň