Vrátenie preplatkov - ako vygenerovať hromadný platobný príkaz do banky

-> ideálne je, aby bankový účet na vrátenie peňazí zadávali rodičia sami
---- škola ich môže o to požiadať aj prostredníctvom emailu alebo EduPage správy (Tlačové zostavy a posielanie emailov a správ z modulu platby)
---- v module platby je pripravená šablóna 'Vrátenie preplatkov' s linkou na návod (Ako si používateľ nastaví účet na vrátenie peňazí)

Ďalšie dôvody, prečo by si mali účet nastavovať rodičia:
--- ak by čísla účtov zadával pracovník školy - je to pre neho zbytočne veľa práce a môže urobiť preklep
--- rodič si môže želať vrátenie preplatkov na iný účet ako ten, z ktorého platil
--- ak počas roka uhrádzali rodičia poplatky z rôznych účtov a škola importovala platby cez výpis z účtu, systém si zapamätáva posledný účet, z ktorého bola realizovaná a školou priradená platba => aj tu je to stále zodpovednosť rodiča skontrolovať si nastavený účet na vrátenie peňazí

Ak by sa škola predsa len rozhodla pracne zadávať čísla účtov - pozrite Vrátenie preplatkov - ako zadať používateľovi účet na vrátenie peňazí

- ak škola dostávala platby prevodom od nejakej inštitúcie (napr. za krúžky; za stravné zamestnancov), je potrebné v nastaveniach modulu zadať takéto účty !!! - aby sa nenastavili k používateľom ako ich vlastné a preplatky neboli vrátené na nesprávny účet
- *** pre CZ užívateľov *** - odporúčame pridať účet Českej pošty medzi účty - v prípade, že platitelia uhradili šekom, systém k nim mohol uložiť číslo účtu pošty, nie číslo účtu platiteľa (Slovenská pošta je v systéme už nastavená)

II. PRÍPRAVA DÁT

-> vygenerovať súbor na hromadný platobný príkaz je možné v časti 'Prehľad platieb používateľov' - ikonka je modrý domček so symbolom €

Poznámka pre CZ používateľov:
České banky nepoužívajú štandardizovaný formát súboru na dávky, preto ikonka pre HP je dostupná iba pre školy s určitou konkrétnou bankou. Vieme doplniť aj pre ďalšie banky, nie vždy je to však možné, resp. doplnenie môže trvať dlhšie - v závislosti od banky. Požiadavku pre doplnenie adresujte na jedalen@asc.sk a uveďte vašu EduPage stránku.

-> pred generovaním súboru na HP do banky je potrebné najprv ujasniť si, aké preplatky chcete posielať a podľa toho pracovať s filtrami
-> v tabuľke je možné robiť viacero filtrov, najdôležitejšie pre správne posúdenie sumy v jednotlivých stĺpcoch je to, aký je zadaný dátum 'do' pre obdobie nad tabuľkou
-> suma, ktorá sa prenesie z EduPage do súboru na hromadný príkaz, je v stĺpci 'Kredit'

-> pre správne zobrazenie preplatkov sú v prehľade platieb používateľov (1.) potrebné nasledujúce filtre:

2. a) filter pre konkrétny predpis (alebo aj viaceré predpisy naraz)
-> treba si vyfiltrovať iba predpis, za ktorý idete vrátiť preplatky
-> pozor na prijaté platby nepriradené ku žiadnemu predpisu - buď ich priraďte napevno ku potrebnému predpisu alebo filtrujte celý bankový účet (ak naň vyberáte poplatky iba pre ten jediný predpis)
** ak v module platby pracujú aj viacerí zamestnanci školy, upozornite aj ich

2. b) dôležité je nastaviť aj správne časové obdobie
=> sumy v tabuľke v prehľade platieb používateľov treba čítať vždy s ohľadom na dátumy splatnosti poplatkov vyfiltrovaného predpisu a zadané obdobie nad tabuľkou (prípadne aj v stĺpcoch, ak máte zadané iné)
---- nie každý kredit je totiž nutne preplatok --> kredit môže byť v určitej chvíli iba uhradený poplatok ešte pred jeho splatnosťou, ak máte dátum pre obdobie 'do' zadaný nižší ako je dátum splatnosti poplatku a používateľ už zaplatil

=> pri koncoročnom vyúčtovaní nemôže byť zvolené obdobie nad tabuľkou kratšie ako je splatnosť posledného poplatku vybratých predpisov

---- to je častá chyba pri vyúčtovaní za stravu - buď nesprávne zadaný dátum 'do' pre obdobie v prehľade platieb (veľmi skorý) alebo ak škola používa konštantné poplatky či zálohu pre dotácie a má zadaný dátum splatnosti pre vrátenie zostatku veľmi neskorý
Koncoročné vyúčtovanie za stravu - v kroku III.
Ako na konci šk. roka zapnúť generovanie preplatku zo zálohy

2. c) preplatky používateľov - filter v stĺpci 'Kredit' od 0,01
---- môžete zadať aj vyššie, ak chcete vracať iba preplatky od určitej sumy (napr. od 10 eur)

3. označte používateľov, ktorým chcete vrátiť peniaze - buď hromadne všetkých (štvorček v hlavičke) alebo jednotlivo (štvorček v riadkoch)
*pred označením môžete použiť aj ďalšie filtre (na triedu, typ platiteľa, ...) - ak idete vracať preplatky čiastkovo iba vybranej skupine

4. kliknite na ikonku pre vygenerovanie hromadného platobného príkazu

TIP - odporúčanie:
Pri veľkej škole je lepšie preplatky posielať po skupinách, napr. po triedach - aj kvôli prehľadu, aj kvôli kapacite (pre súbory s veľkým počtom dát môže trvať dlho generovanie aj import do banky + pri pomalom internetom pripojení môže export/import padať)

=> použite filter len pre potrebné skupiny - napr. iba žiakov/učiteľov alebo iba pre konkrétnu triedu (dá sa použiť aj pre čiastkové vyúčtovanie pre končiacich žiakov (maturantov/deviatakov) a ostatným preplatky preniesť do ďalšieho roka)
=> podľa filtra - vybratej skupiny si aj doplňte názvy generovaných súborov
! = inak nebudete mať vôbec prehľad vo vygenerovaných súboroch - všetky by mali rovnaký názov, keďže systém dáva aktuálny dátum ako názov
!! = banky často nedovolia v jeden deň importovať viac súborov s rovnakým názvom



III. GENEROVANIE SAMOTNÉHO SÚBORU

Po kliknutí na ikonku pre hromadný príkaz sa otvorí dialógové okno, kde zvolíte:

a) účet, z ktorého idete vracať peniaze
=> ideálne vybrať zo zoznamu školských účtov, ale môžete vypísať aj IBAN
---- dôležité, ak máte viac bankových účtov na príjem poplatkov, aby ste nemali vyfiltrované preplatky pre predpisy platené na iný účet
---- je možné zvoliť aj iný bankový účet ako ten, na ktorý sa poplatky platili - je to prípad, keď má škola samostatný účet pre vyplácanie preplatkov (ideálne je mať ho vedený v zozname školských účtov)
* ak má škola účet v Štátnej pokladnici, pre generovanie HP je potrebné 'ID klienta' (zistíte u ekonóma / riaditeľa školy alebo priamo v banke)

b) 'Správa pre príjemcu'
=> prednastavená je EduPage stránka školy, celé meno používateľa a variabilný symbol - sú to texty v hranatých zátvorkách
=> správu pre príjemcu môžete doplniť alebo celú zmeniť

c) 'Dátum úhrady' = dátum, kedy majú byť platby odoslané z vášho bankového účtu
=> systém EduPage dáva automaticky dnešný dátum
---- Štátna pokladnica nepovoľuje dnešný dátum, zadajte najskôr zajtrajší dátum
---- niektoré banky akceptujú v jeden deň iba jeden súbor s rovnakým dátumom splatnosti
---- ak plánujete do internet bankingu načítavať súbor až neskôr - v iný deň, treba tiež zmeniť dátum úhrady, lebo žiadna banka neakceptuje už uplynutý dátum

d) 'Súbor - označenie'
=> systém dáva automaticky pre názov aktuálny dátum
=> názov súboru sa zapíše do stĺpca v prehľade platieb používateľov k jednotlivým používateľom, ktorí sa v danom súbore nachádzajú
---- určite zmeňte označenie ak generujete viac súborov v rovnaký deň - za dátum doplňte vhodný rozlišovací text (napr. predpis alebo skupinu používateľov, ktorých máte vyfiltrovaných)
-> je to dôležité: 1. aby ste nestratili prehľad vo vygenerovaných súboroch na EduPage / 2. aby ste vedeli do banky importovať ten správny súbor / 3. niektoré banky neakceptujú viac súborov s rovnakým názvom
-> ak generujete ale opravný súbor, ten pôvodný súbor, ktorý nepoužijete, vymažte

e) 'Prevziať súbor' - kliknutím na toto tlačidlo sa vygeneruje súbor vo formáte .xml
---- podľa nastavenia pre sťahovanie súborov vo vašom prehliadači sa vygenerovaný súbor objaví buď vľavo dole v spodnej lište prehliadača alebo vás v dialógovom okne vyzve uložiť súbor na disk (miesto uloženia si volíte sami vo vašom počítači)
---- už vygenerovaný súbor si môžete kedykoľvek znovu prevziať - stačí kliknúť na názov súboru v riadku ktoréhokoľvek používateľa

a) v 'Prehľade platieb používateľov' sa nachádza stĺpec 'Vygenerované príkazy do banky' - tu je vidieť, aké súbory boli vygenerované pre jednotlivých platiteľov
b) ak v tabuľke stĺpec nevidíte, treba si ho dať zobraziť - cez ikonku mriežky v zozname stĺpcov zelená fajka označuje zobrazovaný stĺpec
c) v stĺpci sa dá filtrovať v zozname vygenerovaných súborov a zobraziť tak iba zoznam používateľov v danom súbore

d) kliknutím na názov súboru sa znovu otvorí dialógové okno, v ktorom je možné:

1. zmeniť názov súboru - napr. ak máte viaceré súbory s rovnakým názvom
2. súbor zmazať - napr. ak ste ho nepoužili alebo niečo ste nezadali správne
3. znovu stiahnuť daný súbor - napr. ak ste si ho nikde neuložili

--- ostatné dáta v súbore nie je možné opraviť, preto ak ste sa v niečom pomýlili, treba nepoužitý súbor zmazať a vygenerovať nový - so správnymi údajmi
--- či boli preplatky skutočne vyplatené, viete overiť na bankovom výpise z účtu školy

IV. IMPORT SÚBORU DO BANKY - v internet bankingu

-> vygenerovaný .xml súbor je potrebné nahrať v internet bankingu vašej banky
---- prostredie internet bankingu každej banky je rozdielne, ale v zásade treba pohľadať 'Dávkové platby' a 'Import' súboru niekde v platbách

-> podľa zoznamu v súbore sa odošlú preplatky na účty používateľov
---- ak by bol na EduPage preklep v čísle účtu používateľa a taký účet neexistuje, peniaze sa (podľa banky) buď vôbec neodošlú alebo ak aj odošlú, tak sa následne vrátia na účet školy

Upozornenia na chyby:
- ak sa vám pri importe súboru v internet bankingu vyskytnú upozornenia na chybu (závisia od banky, aké má nastavené vlastné kontroly), skontrolujte si - časté chyby škôl:
* dátum splatnosti
- nemôže byť už uplynulý - napr. ak ste súbor na EduPage generovali v predchádzajúci deň a nestihli ste ho v rovnaký deň importovať
- banka Štátna pokladnica akceptuje súbor s dátumom realizácie platby najskôr zajtrajším
--- riešenie -> súbor treba na Edupage vygenerovať nanovo a s dobrým dátumom splatnosti + starý (nepoužitý) súbor treba na Edupage vymazať

* preklep v čísle účtu používateľa
- IBAN na začiatku obsahuje dve písmená označujúce krajinu a tieto musia byť obe veľkými písmenami (SK, CZ ...)

* názov súboru / obmedzenie na počet súborov
-> niektoré banky akceptujú import iba pre jeden súbor denne
---- ak potrebujete mať viacero súborov čiastkovo pre určité skupiny platiteľov, pri generovaní súboru zadávajte iný dátum úhrady
-> niektoré banky majú kontrolu na názov súboru a nedovolia v jeden deň viac súborov s rovnakým názvom
---- EduPage dáva automaticky názov aktuálny deň, preto ak potrebujete viacero súborov, určite si dávajte vlastný názov súboru; názov sa dá zmeniť na EduPage aj pre už vygenerovaný súbor - stačí ho otvoriť a prepísať

... v internet bankingu Tatra banky to vyzerá takto:

V. DOKONČENIE - vyplatené platby TREBA ZAZNAMENAŤ do EduPage

-> pre úplné dokončenie, aby sa konto používateľa vynulovalo, je potrebné zaznamenať aj tieto vyplatené platby
- robí sa to rovnako ako prijaté platby - ručne alebo importom výpisu z účtu, vyplatené platby sú však so záporným znamienkom
- pri importe výpisu z účtu si treba prepnúť nastavenie pre import na 'všetky platby' (prednastavené je iba pre prijaté platby)
- viac Vrátenie preplatkov - ako zaevidovať vrátenie preplatku/platby






Pozrite si ďalšie návody - Zoznam všetkých návodov pre modul Platby