Prechod do nového školského roka - modul JEDÁLEŇ

Pre fungovanie jedálne v novom roku je potrebné urobiť nasledovné:
-> v module Školská jedáleň:
1. nastavenia pre nový šk. rok
2. prenos zostatkov za stravu zo starého šk. roka
3. nastavenie stravníkov
-> v module platby:
4. preniesť identifikátory platieb - VS a IBAN; novým žiakom treba VS vygenerovať

-> nastavenia modulu ako celku môžete urobiť kedykoľvek
-> pre prenos zostatkov, nastavenie stravníkov a prenos identifikátorov je potrebné, aby ste v novom šk. roku mali aj žiakov
-> ak máte nepretržitú prevádzku, zostatky môžete preniesť až v septembri; ale ostatné nastavenia urobte už skôr

Dátum pre prenos zostatkov si škola stanovuje sama:
--- treba brať do úvahy prevádzku jedálne v lete (ak varí pre MŠ, učiteľov, tábor, ...) - či sa teda ešte môžu meniť poplatky a tiež výber peňazí počas leta
--- prelom mesiacov je vhodnejší ako dátum uprostred niektorého mesiaca, najmä z pohľadu zapisovania a kontroly prijatých platieb (napr. august - september alebo aj júl - august)

ODPORÚČANIA NA ZAČIATOK:

v module platby:

=> neprenášajte preplatky/nedoplatky, pokiaľ nemáte ešte v starom šk. roku nahraté všetky platby (prijaté aj vrátené)
=> platby musia byt aj potvrdené a priradené ku predpisom (cez modul jedáleň sa prenášajú iba zostatky na predpisoch za stravu - automatických)

=> ak má škola viac bankových účtov a platby zapisujete ručne, nenechávajte žiadne platby bez uvedenia bankového účtu a/alebo ani nepriradené ku konkrétnemu predpisu
---- pri prenose by systém totiž nemal podľa čoho napárovať zostatok ani na bankový účet ani na predpis (predpis sa viaže na konkrétny bank. účet) - mohli by sa pomiešať zostatky napr. za stravu, školné, ZRPŠ, ....

v module jedáleň:

=> uistite sa, že ste správne urobili Koncoročné vyúčtovanie za stravu - či máte v module jedáleň všetko ukončené pre starý šk. rok a tak nachystané pre prenos

=> stravníci musia mať zadaný koniec aj objednávok - aj prerušení (ich meno je červenou farbou) - Ako hromadné ukončiť (skrátiť) neobmedzené obdobie pre objednávky

=> prenášajte preplatky/nedoplatky až keď v starom roku už nevaríte; + používajte Dni mimo prevádzky - kedy jedáleň nevarí

=> v starom šk. roku si skontrolujte aj, či máte v predpise zapnuté generovanie preplatku:
--- pre 'Vrátenie zálohy' - ak ste používali zálohu pre obedy zadarmo - Ako na konci šk. roka zapnúť generovanie preplatku zo zálohy
--- pre 'Neprejedené' - ak ste používali konštantné poplatky v automatickom predpise

=> ak používate viac automatických predpisov, uistite sa, že všetky typy platiteľa majú nejaký predpis nastavený (zvyčajne sa na to zabudne, ak ste počas roka pridávali ďalší typ platiteľa)

----------------- ŽIACI PRE NOVÝ ŠK. ROK -----------------

Prenos žiakov do nového šk. roka robí administrátor (zástupca) školy v ascAgende.
aSc Agenda - Prechod do nového školského roku
Ak to už urobil, no stále nemáte v module jedáleň žiakov, pravdepodobne zabudol synchronizovať (vypublikovať) na EduPage stránku.

Ako zistiť, či váš administrátor už urobil prechod v agende:

-> v module jedáleň v časti 'Stravníci' -> 'Objednávky & typy platiteľov' si prepnete šk. rok na nový
- v tabuľke sa nachádza menný zoznam - učiteľov vždy, žiakov iba ak už je urobený prechod v agende
-> ak ešte nie je v agende urobený prenos, nachádza sa tu v žltom rámčeku oznam, že škola ešte nezverejnila zoznam žiakov pre aktuálny šk. rok
! ak máte v jedálni pripojené aj iné školy, je tu informácia samostatne pre jednotlivé edupage

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
I. časť - NASTAVENIA MODULU JEDÁLEŇ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

-> môžete urobiť aj keď ešte nemáte v novom roku žiakov
-> na úvodnej obrazovke modulu školská jedáleň sa v hornom menu zobrazuje šk. rok - prepnite si na nový
-> vyberte časť 'Nastavenia modulu' a tu je potrebné prejsť všetky kroky - od 'Výdaj stravy' až na koniec po 'Počiatočný kredit'

Väčšina nastavení, ktoré ste mali urobené v starom šk. roku, sa prenesie aj pre nový šk. rok.
-> avšak odhlasovanie a predpis je pre nový šk. rok vždy neaktívne = z toho dôvodu, aby to stravníci nemohli používať skôr ako škola potvrdí nastavenia (pre nový šk. rok často nastávajú zmeny)

-> odporúčame preto postupne prejsť všetky kroky v nastaveniach - skontrolovať, upraviť / zmeniť potrebné....

-> skontrolujte najmä časové obdobia - pre výdaj stravy, odhlasovanie / prihlasovanie, typy platiteľov & cenník, réžiu, prispievateľov, predpisy - aby boli v rozsahu obdobia príslušného šk. roka; kratšie obdobie nezadávajte pri cenníkoch ani pri predpise

-> jednotlivé kroky ukladajte priebežne - 'uložiť zmeny' alebo 'Uložiť a pokračovať'

--------------- Pre prenos zostatkov je potrebné nastaviť aspoň časti 'Výdaj stravy' a 'Predpisy' :

krok 'Výdaj stravy' v nastaveniach

-> ako prvé treba nastaviť obdobie pre školský rok - Nastavenie obdobia pre školský rok v module jedáleň
---- skontrolujte časové obdobie 'od - do' najprv pre starý šk. rok a potom aj pre nový šk. rok
---- je dôležité, aby bolo každé obdobie ohraničené a aby obdobia šk. rokov nadväzovali - nesmú sa prekrývať a nenechávajte ani medzeru medzi obdobiami

-> už na začiatku šk. roka si môžete nastaviť štátne sviatky a plánované prázdniny - Dni mimo prevádzky - kedy jedáleň nevarí
Tip:
Ak škola začína variť už koncom augusta pre zamestnancov (alebo varí nepretržite kvôli MŠ), najlepšie je nastaviť školský rok od 1.8. do 31.7. Toto nastavenie v jedálni je nezávislé od nastavenia šk. roka v agende, musia byť však už žiaci prevedení do nového šk. roka.

krok 'Predpisy' v nastaveniach

-> pri prvom nastavovaní je predpis 'Neaktívny', stačí však prepnúť na voľbu 'Automaticky vytvára/upravuje systém' a všetky nastavenia z predch. roka budú zachované
- ak ste v predchádzajúcom roku mali viacero predpisov, treba zapnúť všetky, ktoré potrebujete a aj skontrolovať, či sú zaradené všetky typy platiteľov
-> nastavenia predpisu môžete upraviť/zmeniť ako potrebujete (dátum splatnosti, ...)
-> tiež skontrolujte obdobie, či spadá do zvoleného šk. roka, resp. či nie je kratšie (inak by mal stravník v období bez predpisu objednané jedlo zadarmo)

=> predpis, ktorý 'Automaticky vytvára/upravuje systém' je jednoznačne lepší ako vytvárať si vlastné predpisy a manuálne do nich zadávať poplatky každému stravníkovi
=> pri takomto predpise systém automaticky prepočíta poplatky podľa nastavených cien, príspevkov a najmä podľa počtu objednávok - škola nemusí počas roka nič manuálne počítať a tiež na konci roka je jednoduché vyúčtovanie za stravné
-> systém prepočítava poplatky online aj pri každom prihlásení / odhlásení stravy
Podrobnejšie Ako vytvoriť predpis pre školskú jedáleň

ZÁLOHA pre "obedy zadarmo"
- záloha v automatickom predpise je určená iba pre stravníkov so štátnou dotáciou ("obedy zadarmo"), ale nie je nevyhnutné ju používať
- nastavujte iba vtedy, ak chcete mať od začiatku šk. roka nejakú čiastku od stravníka na úhradu prípadných stratených dotácií počas šk. roka

**špecifiká pre ZÁLOHU 3. typu (= samostatne vedené peniaze na zálohe a na strave)
-> ak ste mali v starom šk. roku zálohu 3. typu => odporúčame vysporiadať a vrátiť všetky preplatky zo zálohy ešte v starom šk. roku
---- ak ste predsa len nevyplatili preplatky zo zálohy 3. typu, odporúčame pri prenose preniesť zostatky za stravné a zálohu spolu ako jednu sumu
- ak chcete prenášať zostatky oddelene (zvlášť zo stravného a zvlášť zo zálohy), je potrebné nastaviť aj pre nový šk. rok zálohu 3. typu (nie je možné ju nastaviť v nulovej výške - treba zadať sumu)
Záloha za stravu pre 'obedy zadarmo'

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
II. časť - PRENOS PREPLATKOV A NEDOPLATKOV ZA STRAVU
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Upozornenie - tento krok robte až vtedy, keď:
1. máte v novom šk. roku žiakov (administrátor školy urobil prechod do nového šk. roka v ascAgende)
2. máte v starom šk. roku v module platby zapísané všetky prijaté a vyplatené platby, ktoré patria do starého šk. roka (napr. aj vrátené preplatky)
--- platby musia byť aj potvrdené - ikonka zelená fajočka na konci záznamu (platba s ikonkou diskety so zelenou fajočkou ešte nie je potvrdená!)
---- platby musia byť aj priradené ku predpisu na stravu, inak sa zostatky neprenesú v správnej hodnote
Nakoniec - po tomto prenose zostatkov už nič nemeňte v starom roku - ani v module jedáleň, ani v module platby.

Prenos zostatkov za stravu nájdete v časti 'Nastavenia modulu' pre nový šk. rok :
-> zvoľte krok 'Počiatočný kredit'
-> prepnite na zelené 'Importovať z 2021/2022' (= starý šk. rok)

voľba 'Preniesť údaje aj ukončeným používateľom, ktorí majú v minulom roku preplatok alebo nedoplatok'
=> prednastavene je táto voľba označená a urobí sa teda prenos zostatkov aj pre ukončených žiakov (posledných ročníkov, alebo ktorí odišli zo školy)
-> ak ste zostatky ukončených žiakov vysporiadali v starom roku, nemusíte ich prenášať (zbytočne sa nebudú prenášať ich kontá do nového roka)

ZÁLOHA pre 'obedy zadarmo'
Podľa toho, aký typ zálohy ste mali v predpise v starom roku a akú zálohu ste nastavili v novom roku, systém ponúka rôzne možnosti prenosu:

ak ste v predpise nemali nastavenú žiadnu zálohu alebo zálohu 1. alebo 2. typ, potom môžete priamo dať 'Uložiť a pokračovať' - bez ohľadu na nastavenie zálohy v novom šk. roku

ak ste v predpise mali nastavenú zálohu - 3. typ, podľa nastavenia zálohy v predpise pre nový šk. rok systém ponúka ďalšie možnosti, ako sa majú zostatky preniesť:

a) --> ak škola bude naďalej používať zálohu 3. typu (a/alebo účtovníci potrebujú naďalej sledovať oddelene zostatky pre stravné a pre zálohu), treba zvoliť nasledujúcu kombináciu pre prenos:
Jedlo + Režijné náklady k => 'Jedlo + Režijné náklady'
Záloha k => 'Záloha'

b) --> ak škola v novom šk. roku už nebude používať zálohu 3. typu, samostatné zostatky pre stravné a zálohu z predchádzajúceho roka sa prenesú spolu ako jednu suma

Kde nájdete prenesené zostatky

V poslednom kroku 'Hotovo' sa z ponúkaných možností dá prekliknúť priamo do modulu 'Platby', kde sa nachádzajú prenesené preplatky a nedoplatky.

=> prenesené zostatky majú 'Typ platby' ako 'Počiatočný kredit' - tým sa odlišujú od ostatných zapisovaných platieb a môžete si ich podľa toho aj filtrovať
=> suma zostatku je s príslušným znamienkom, podľa toho či ide o preplatok alebo nedoplatok (-)
=> dátum prijatia je vždy 1.9. nového šk. roka (resp. 1.8. ak máte nastavený šk. pre jedáleň od 1.8.)

=> ak škola používa aj iné predpisy cez modul platby, pre tie sa robí prenos zostatkov oddelene od jedálne, preto jednotlivé počiatočné kredity sa dajú rozlíšiť doplnkovými filtrami, napr. pre konkrétny predpis za stravu a tiež aj dátum a čas prenosu je iný

Čo robiť po prenose preplatkov/nedoplatkov

Kontrola prenesenej sumy - porovnajte:
-> v novom šk. roku si v záložke 'Platby' vyfiltrujte počiatočné kredity a predpis za jedáleň => nad tabuľkou je celkový sumár a tiež suma preplatkov a nedoplatkov (ikonky + a -)
-> v starom šk. roku v záložke 'Prehľad platieb používateľov' si urobte filter na rovnaký predpis
=> v poslednom riadku tabuľky je sumár - porovnajte stĺpce 'Kredit', 'Preplatky', 'Nedoplatky' kde musia byť rovnaké zostatky

** ak máte viac predpisov pre školskú jedáleň, použite filtre aj pre jednotlivé predpisy
** ak ste mali v starom roku nevysporiadané zostatky pre končiacich žiakov a týchto ste neprenášali, sumár nebude samozrejme rovnaký

po správnom prenose
=> v module platby v starom školskom roku už nič nemeňte - nepridávajte ani nemažte prijaté / vrátené platby
=> všetky prijaté aj vyplatené platby zadávajte už iba do nového šk. roka

po zlom prenose
=> ak sa vám niečo nezdá alebo potrebujete ešte niečo upravovať v starom šk. roku, treba potom prenos zostatkov za jedáleň zopakovať - znovu urobiť krok v nastaveniach 'Počiatočný kredit'
- systém upozorňuje, že už sú v platbách prenesené počiatočné kredity za stravu, tieto treba vymazať (ponechať zakliknutú voľbu), aby zostatky neboli duplicitne
Chcem zopakovať prenos preplatkov/nedoplatkov (opraviť počiatočný kredit)

!!! Ak používate funkcionalitu automatické prerušenie objednávok (stravy) pre neplatičov, pred zopakovaním prenosu si najprv vypnite automatické prerušenie aj obnovenie objednávok. Znovu zapnite až po dokončení prenosu, resp. ideálne až niekoľko dní či týždňov po začiatku šk. roka.
Ak už totiž máte nastavené objednávky pre stravníkov a zmažete počiatočné kredity za stravu, zbytočne by ste zablokovali stravovanie aj tým, ktorí majú preplatky a platia načas a taktiež by zbytočne dostávali notifikácie o prerušení / obnovení objednávok či poklese kreditu.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
III. časť - NASTAVENIE STRAVNÍKOV
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

NASTAVENIA MODULU
-> ak ste pred prenosom zostatkov nastavili iba kroky výdaj stravy a predpis, vráťte sa k ostatným krokom a skontrolujte a upravte / nastavte potrebné
-> nastavenia, ktoré ste mali urobené v starom šk. roku, sa prenesú aj pre nový šk. rok

časté chyby v nastaveniach:
- časové obdobia mimo šk. roka alebo kratšie obdobie pre 'Typy platiteľov, Jedlo-Cena',
- cenníky a príspevky - ak stravníkom niekto prispieva na stravu, tak často školy nedajú do cenníka plnú sumu alebo naopak - do zoznamu prispievateľov dajú aj časť, ktorú platí stravník
V jednotlivých krokoch aj ich častiach sa nachádza link na samostatné návody pre pomoc s nastavením konkrétnej časti.

STRAVNÍCI -> OBJEDNÁVKY A TYPY PLATITEĽOV:

Pre kompletné fungovanie jedálne na nový šk. rok je potrebné ešte nastaviť stravníkov:
- Kto sa stravuje - ako priradiť objednávky
- Kto má koľko platiť - ako priradiť typy platiteľov k stravníkom

V časti 'Stravníci' -> 'Objednávky a typy platiteľov' v novom šk. roku môžete použiť tlačidlá na prenos nastavení z predch. šk. roka alebo urobiť nastavenia nanovo.

Je možné preniesť údaje:

=> typy platiteľov:

->tlačidlo na prenos môžete použiť, ak ste v nastaveniach modulu v kroku 'Typy platiteľov, Jedlo-Cena' nemenili alebo nemazali zloženie či poradie názvov kategórií stravníkov
-> kliknutím na zelené tlačidlo 'Preniesť' sa nastaví typ platiteľa všetkým tak ako mali v predch. šk. roku
-> obdobie 'od - do' pre typ platiteľa systém nastaví podľa nastaveného obdobia pre šk. rok

Dodatočne je ešte potrebné upraviť typ platiteľa pre:
-> žiakov 5. ročníka, lebo tí prechádzajú z 1. stupňa na 2. stupeň
-> žiakov 1. ročníka treba typ platiteľa nastaviť samostatne

=> objednávky:

-> prenos je vhodné použiť, ak väčšina stravníkov pokračuje rovnako aj v novom roku a/alebo ak mali rôzne stravovacie návyky (napr. pondelky a piatky sa niekto nestravoval, používate rôzne menu pre oddelenie dietetikov, športovcov či iné výdajne, ....)

-> pri prenose objednávok je potrebné v dialógovom okne zadať ľubovoľný dátum z predchádzajúceho školského roka, kedy mali pravdepodobne všetci stravníci objednávky (napr. niektorý deň v júni)
-> potom treba zadať aj obdobie pre stravovanie v novom šk. roku - ideálne 'od - do' 1.9. - 30.6. pre žiakov ZŠ, SŠ

** pre spojenú ZŠ s MŠ, ktorá má prevádzkou aj v júli či auguste potom hromadne škôlkárom doplníte ešte objednávku aj na letné obdobie podľa toho, kedy končia / začínajú školský rok.
** pre samostatnú MŠ je možné zadať hneď celé obdobie stravovania

! ! ! Obdobie pre objednávky je dôležité zadávať ohraničené 'do', nie neobmedzene.
Inak by sa stravníci mohli odhlasovať/prihlasovať na stravu aj mimo svojho obdobia vyučovania a tiež by sa im vytvárali poplatky napr. aj na leto .

Ak používate funkcionalitu automatické prerušenie objednávok (stravy) pre neplatičov, túto si na začiatku pri nastavovaní objednávok vypnite.
Pokiaľ nastavíte objednávky a nezapíšete prijaté platby, zapnuté automatické prerušenie zbytočne spôsobuje vypnutie stravy hneď na začiatku roka.

IV. časť - iné nastavenia:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
VS a IBAN stravníkov - prenos identifikátorov pre platby
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Všetky identifikátory platieb sa prenášajú v module platby.
Pozor - systém tu ponúka prenos aj ostatných školských predpisov a ich zostatkov.
Dôležité je vypnúť prenos predpisov a aj zostatkov, keďže školské predpisy spravuje zvyčajne iný zamestnanec.
(Prechod do nového školského roka - modul PLATBY)

Prenášajte iba to, čo potrebujete - Variabilný symbol, IBAN používateľov a bankové účty školy.
Ostatné nastavenia prenášajte podľa vašej situácie - či ste používali poznámky, vlastné mailové šablóny, ...

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zobrazenie platieb používateľom
-------------------------------------------------------------------------------------------------------

V mobilnej aplikácii používatelia vidia modul platby iba pre jeden školský rok - taký, ktorý určí škola.
Ak ste teda úspešne preniesli zostatky, zapnite viditeľnosť poplatkov a platieb pre nový šk. rok.

Na úvodnej stránke modulu platby v novom šk. roku v červenom podfarbení sa zobrazuje upozornenie, ak je zapnutá viditeľnosť pre iný školský rok.

Prepnutie školského roka pre zobrazenie platieb v mobilnej aplikácii sa nachádza v 'Nastaveniach platieb' - časť 'Platitelia - Predvolený školský rok'. K rovnakému dialógovému oknu sa dostanete aj cez šedé tlačidlo 'Zmeniť'.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Skladové hospodárstvo a počiatočný stav
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ak používate cez EduPage aj sklad, potom si na začiatku šk. roka treba nastaviť počiatočný stav pre prevarenosť.
Prenos rozdielu počas šk. roka je automaticky počítaný na dennej báze, avšak na začiatku šk. roka je potrebné si sumu zadať manuálne - aj v prípade, že je to nula.
Nastavenie môžete urobiť v časti 'Prehľady' - 'Ceny' alebo v tlačovej zostave stravný list - je potrebné sa nastaviť na dátum, kedy pre modul jedáleň máte nastavený začiatok šk. roka - štandardne 1.9. (resp. 1.8. ak pracujete s posunom šk. roka v module jedáleň).
Ako zadať počiatočný rozdiel pre finančné hospodárenie

Pozrite aj:
Zoznam všetkých návodov pre modul Platby
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská jedáleň