Ako robiť mesačnú uzávierku pre dotácie k 'obedom zadarmo'

Sumár k dotáciám sa nachádza v časti 'Prehľady' -> 'Ceny' alebo v tlačových zostavách ('Stravníci - čerpanie príspevku po dňoch').

Podľa toho, ako má škola nastavené podmienky pre priznanie dotácií (prítomnosť v škole a prevzatie jedla), je potrebné pred tlačou tabuliek overiť, či sú pre všetky dni vysporiadané nároky na dotácie.

ČO TREBA VEDIEŤ PRED ROBENÍM UZÁVIERKY

  • kedy systém vyhodnocuje nároky pre aktuálny deň

    Systém potrebuje hranicu na vyhodnotenie nárokov pre aktuálny deň. V nastaveniach modulu je úvodná tabuľka pre výdaj stravy, kde sa nastavujú časy výdaja pre jednotlivé jedlá - koniec výdaja pre posledné jedlo dňa je zároveň časovou hranicou pre vyhodnotenie nárokov na príspevky.
    Pozor! Zmenou času si síce môžete posunúť vyhodnotenie dotácií, ale pamätajte na to, že je to predovšetkým nastavenie pre výdajný terminál - časy by mali zodpovedať realite a pri viacerých jedlách sa nemôžu prekrývať - výdaj by nemohol fungovať korektne.

  • v ETK musí byť kompletne zadaná dochádzka

    Ak systém nemá všetky potrebné informácie (prítomnosť a prevzatie - podľa nastavených podmienok), nemôže jednoznačne určiť, či žiak má alebo nemá za daný deň nárok na dotáciu. Na nezadanú dochádzku a nejednoznačné nároky na dotáciu systém upozorňuje na viacerých miestach.

  • kedy je možné uzamknúť mesiac voči zmenám dochádzky v ETK

    Tlačidlo v module jedáleň na uzamknutie je dostupné vždy iba pre uplynulý mesiac. Začne sa zobrazovať až na konci mesiaca - potom ako uplynie čas výdaja posledného jedla v posledný deň výdaja stravy.
    Tlačidlo sa môže teda zobraziť aj skôr ako 30. /31., ak tie dni pripadnú na dni, kedy škola nevarí - napr. víkend alebo zvyšné dni mesiaca má škola zadané v nastaveniach ako dni mimo prevádzky.



    NEJEDNOZNAČNÝ NÁROK NA DOTÁCIE

    Na nejednoznačné nároky na dotáciu systém upozorňuje na viacerých miestach žltými otáznikmi alebo zoznamom žiakov v žltom rámčeku.

  • v tabuľke 'Prehľady' -> 'Ceny'
    Počet a suma nejednoznačných nárokov sa nerozlišuje oddelene, všetky sú započítané v stĺpci 'Uznané', pretože prvotný predpoklad je, že každý žiak má nárok na obed zadarmo.
    Zoznam stravníkov s neurčitým nárokom je v žltom rámčeku pod tabuľkou.

  • v tlačovej zostave 'Stravníci - čerpanie príspevku po dňoch'
    V zostave je okrem sumáru uznaných a stratených dotácií aj samostatný riadok 'Neurčité' pre sumár počtu a výšky neurčitých dotácií. Takýto sumár nie je žiadaný - samotný žiak namiesto znamienka (+) alebo (-) má v zozname pre neurčitý deň červený otáznik.
    Pre vysporiadanie neurčitých nárokov je nápomocný žltý rámček na začiatku zostavy, kde je menný zoznam žiakov spolu s ich triedou a konkrétnym dňom, pre ktorý nie je vyjasnený nárok na dotáciu.

    Všetky nejednoznačné nároky treba určite odladiť, pretože sú štandardne zahrnuté do nárokov na dotáciu, no často ide práve o dni bez nároku na dotáciu. Navyše - neskoršia zmena dochádzky v ETK a bez uzamknutia dochádzky v jedálni, spôsobí zmenu počtov a súm v prehľadoch cien aj v tabuľke čerpaných príspevkov.
    Viac - Prehľady pre 'obedy zadarmo' - chyby v dochádzke (žlté otázniky)

    Poznámka:
    Ak je v module jedáleň pre dotácie nastavený zdroj dochádzky iba pípanie žiakov čipmi na dochádzkovom termináli, nejednoznačné dni nenastávajú.
    Tu je skôr otázka, ako jedáleň/škola pristupuje k žiakom, čo si zabudli čip alebo sa zabudli pípnuť na dochádzkovom termináli, či to vedúca dodatočne ručne opraví alebo stravu v plnej výške hradí stravník.



    KONTROLA ÚPLNOSTI DÁT PRE DOTÁCIE

    Pred vyúčtovaním a odovzdaním sumy dotácii je potrebné najprv:

    1. aktualizovať údaje

    Výpočet nárokov na základe dochádzky môže byť aj pre systém časovo náročný, vypočítaná hodnota sa preto priebežne ukladá do internej pamäte. V prípade zmeny napr. v ETK sa zvykne uložená dochádzka vymazať z pamäte a nároky nanovo prepočítať, nie vždy sa tak ale udeje.
    Preto je potrebné v nastaveniach modulu - časť 'Dochádzka - Zmeny' kliknúť na tlačidlo 'Aktualizovať údaje' a tak zabezpečiť, že systém pracuje s naozaj aktuálnymi dátami.



    2. odladiť všetky nejednoznačné nároky

    V časti 'Stravníci' -> 'Jedlá stravníkov' sú farebne rozlíšené jednotlivé políčka pre priznané / stratené dotácie alebo pre nejednoznačný nárok na dotáciu - žlté políčko s otáznikom.

    Treba použiť filter na žlté políčka s otáznikmi (= môže prísť o príspevok) a následne si tabuľku zoradiť podľa stĺpca trieda.
    Tak viete rýchlo zistiť, ktorého triedneho učiteľa treba kontaktovať (alebo triedy nahlásiť zástupcovi školy), aby doplnili dochádzku v ETK pre príslušný deň.
    Viac - Prehľady pre 'obedy zadarmo' - chyby v dochádzke (žlté otázniky)



    3. uzamknúť mesiac voči zmenám dochádzky v ETK

    Keďže vedúca jedálne nevie zabezpečiť, aby učitelia aj neskôr nezasahovali do dochádzky v ETK (nedá sa zamknúť editovanie ETK), môže si v module jedáleň uzamknúť mesiac, aby neskoršie zmeny v dochádzke neovplyvnili už vykázané počty a výšku dotácií.

    V nastaveniach modulu v časti 'Dochádzka - Zmeny' je tlačidlo pre uzamknutie už uplynulého mesiaca. Zároveň sa tam nachádza aj tlačidlo pre zobrazenie zmien v dochádzke robených v ETK po uplynutí mesiaca.
    Ak nemáte uzamknutý mesiac, zmeny dochádzky v ETK môžu zmeniť už vykázané nároky na dotácie.

    Viac - Uzamknutie nárokov na dotácie voči zmenám dochádzky v ETK.




    SUMARIZÁCIA NÁROKOV NA DOTÁCIE

    Podľa toho, čo a v akej forme požaduje ekonómka či zriaďovateľ, môže vedúca jedálne tlačiť / exportovať do excelu alebo .pdf súboru buď tabuľku 'Prehľady' -> 'Ceny' alebo zostavu 'Stravníci - čerpanie príspevku po dňoch':

  • tabuľka 'Prehľady' -> 'Ceny' - prvá tabuľka 'Ceny bez platieb'

    => zmeniť obdobie 'deň' na 'mesiac'
    => riadky obsahujú typy platiteľov tak, ako ich má škola nastavené; tabuľku je možné prepnúť na zobrazenie pre jednotlivých žiakov (ikonky panáčikov nad tabuľkou)
    => stĺpce - rozsah a názvy stĺpcov sú podľa toho, ako má škola v nastaveniach modulu zadané:
    - časť 'Zoznam prispievateľov na cenu jedla', v ktorej sa zadáva aj štátna dotácia pre 'obedy zadarmo' (prípadne SF a iné príspevky na jedlo)
    - ak má škola nastavené aj režijné náklady / 'Zoznam prispievateľov na režijné náklady', tiež sú zobrazované v tabuľke
    - pre každého prispievateľa je v tabuľke samostatná sekcia so stĺpcami pre uznané a pre stratené dotácie - počet a sumár v eurách
    - ak by stĺpec obsahoval iba nuly, nezobrazuje sa (napr. nikto vo zvolenom období nestratil nárok na dotáciu, stĺpec 'strata' v tabuľke nebude)

    => ďalšie možnosti - nad tabuľkou sú ikonky pre export do excelu, tlač a nástroje (možnosť skryť alebo zmeniť poradie stĺpcov)

  • tlačová zostava 'Stravníci - čerpanie príspevku po dňoch' v časti 'Vytlačiť'

    - treba zvoliť obdobie
    - cez tlačidlo 'Stravníci' treba vybrať potrebné typy platiteľov (stačí 1. a 2. stupeň)
    - cez 'Ďalšie nastavenia' je možné zvoliť iné usporiadanie alebo zoskupenie (napr. zoradiť, tlačiť samostatne podľa triedy / podľa typu platiteľa, pridávať aj sumárne tabuľky)


    Pozrite si ďalšie návody pre modul Školská jedáleň:

    Zoznam všetkých návodov pre modul Školská jedáleň