Ako robiť mesačnú uzávierku pre dotácie k 'obedom zadarmo'

Mesačná uzávierka dotácií spočíva v tom, že si v module jedáleň odkontrolujete dochádzku potiahnutú z ETK a po jej "odladení" si ju uzamknete.


KONTROLA DÁT

1. zaktualizovať údaje
2. odladiť nejednoznačné nároky - žlté políčka - upozorňujú na problém s dochádzkou
*) červené políčka
3. uzamknúť mesiac voči zmenám dochádzky v ETK - aby sa vám neskôr nezmenili čísla

V archíve nájdete aj videoškolenie ku uzávierke .

DOLEŽITÉ PREDPOKLADY PRE SPRÁVNU UZÁVIERKU:

správne nastavené dotácie - skontrolujte si
Strava s dotáciou pre MŠ - nastavenia
Strava s dotáciou pre ZŠ - nastavenia
Strava s dotáciou pre 8.ročné gymnázium - nastavenia
Ako nastaviť dotácie pre deti s diétou

ČO TREBA VEDIEŤ PRED ROBENÍM UZÁVIERKY:

kedy systém vyhodnocuje nároky pre aktuálny deň
= je to čas, ktorý máte nastavený ako koniec výdaja pre posledné jedlo dňa ('Nastavenia' -> 'Výdaj jedla')

Pozor! Zmenou času si síce môžete posunúť vyhodnotenie dotácií, ale pamätajte na to, že je to predovšetkým nastavenie pre výdajný terminál, preto:
- časy by mali zodpovedať realite
- pri viacerých jedlách sa nemôžu časy prekrývať - výdaj by nemohol fungovať korektne

v ETK musí byť kompletne zadaná dochádzka
- dochádzka musí byť potvrdená na všetkých hodinách a aj na tých, kde nikto nechýbal

toto je práca učiteľov - pri každej hodine majú ikonku, či dochádzku potvrdili (zelená fajočka) alebo nie (otáznik)
*) ak ikonku nemajú, treba zapnúť kontrolu dochádzky - Automatické upozorňovanie učiteľov na nezadanú dochádzku
prípadne nám napísať na jedalen@asc.sk, aby sme vám kontrolu zapli od začiatku šk. roka

treba uzamknúť dochádzku v jedálni voči zmenám dochádzky v ETK
- je to dôležité, lebo vedúca jedálne nemôže ovplyvniť, aby učitelia neupravovali dochádzku v ETK aj mesiace spätne

KONTROLA ÚPLNOSTI DÁT PRE DOTÁCIE - jednotlivé body podrobnejšie:

1. zaktualizovať údaje

- výpočet nárokov na dotácie môže byť aj pre systém časovo náročný, vypočítaná hodnota sa preto priebežne ukladá do internej pamäte - edupage web stránka sa načíta rýchlejšie
- v prípade zmeny dochádzky v ETK sa uložená dochádzka vymazáva z pamäte a nanovo sa prepočítajú nároky, no občas sa tak neudeje
=> preto odporúčame pre istou v nastaveniach modulu kliknúť na tlačidlo 'Aktualizovať údaje' v časti 'Dochádzka - Zmeny' a tak zabezpečiť, že systém pracuje s naozaj aktuálnymi dátami

2. odladiť všetky nejednoznačné nároky - neúplná dochádzka v ETK

- nejednoznačné nároky na dotáciu vznikajú z dôvodu neúplne zadanej dochádzky v ETK
- systém na to upozorňuje na viacerých miestach - žlté políčka ('Jedlá stravníkov') alebo zoznamy žiakov v žltom rámčeku ('Prehľady - Ceny', tlačová zostava 'Čerpanie príspevkov')

- nejednoznačné nároky sú zahrnuté v uznaných dotáciách, lebo základný predpoklad je, že žiak na dotáciu má nárok
- všetky žlté políčka (neúplnú dochádzku) treba určite odladiť, pretože často ide práve o dni bez nároku na dotáciu (žiak chýba celý deň, ale učiteľ nevyplnil hoci aj jednu hodinu = systém teda čaká, možno žiak na tú hodinu žiak prišiel)

Najlepší prehľad dochádzky po dňoch je v časti 'Jedlá stravníkov' = keď je dochádzka nejasná, políčka sú podfarbené žltou farbou:
---- žlté políčka pre všetky dni - chyba je v module jedáleň - nemáte nastavený žiaden zdroj dochádzky pre daný typ platiteľa (skontrolujte 'Nastavenia' -> krok 'Dochádzka')

---- žlté políčko s otáznikom - chyba je v ETK - vôbec alebo neúplne zadaná dochádzka

Keď použijete filter na žlté políčka (= 'Môže prísť o príspevok') a následne si tabuľku zoradíte podľa stĺpca trieda, tak viete rýchlo zistiť, ktorého triedneho učiteľa treba kontaktovať (alebo ktoré triedy nahlásiť zástupcovi školy), aby doplnili dochádzku v ETK pre príslušný deň.
Viac - Prehľady pre 'obedy zadarmo' - chyby v dochádzke (žlté políčka / zoznamy)

Poznámka:
Ak máte ako zdroj dochádzky iba dochádzkový systém (čipy), nejednoznačné dni nenastávajú.
... tu je skôr otázka, ako sa pristupuje k žiakom, čo si zabudli čip alebo sa zabudli pípnuť na dochádzkovom termináli...

3. uzamknúť mesiac voči zmenám dochádzky v ETK

Keďže vedúca jedálne nevie zabezpečiť, aby učitelia aj neskôr nezasahovali do dochádzky v ETK (nedá sa zamknúť editovanie ETK), môže si dochádzku uzamknúť v module jedáleň.

Ak dochádzku nezamknete, je veľmi pravdepodobné, že neskôr budú v prehľadoch iné počty a sumy nárokov na dotáciu. Nezabudnite, že iné počty uznaných dotácií majú dopad aj na poplatky a tým aj preplatky.

V časti 'Dochádzka - Zmeny' v nastaveniach modulu je tlačidlo pre uzamknutie už uplynulého mesiaca. Zároveň sa tam nachádza aj tlačidlo pre zobrazenie zmien v dochádzke robených v ETK po uplynutí mesiaca.
Podrobnejšie v návode - Uzamknutie nárokov na dotácie voči zmenám dochádzky v ETK

SUMARIZÁCIA NÁROKOV NA DOTÁCIE - ktorá zostava je najvhodnejšia

tabuľka 'Ceny bez platieb'

- dostanete sa k nej z úvodnej obrazovky modulu cez dlaždicu 'Ceny' alebo cez roletkové menu vľavo hore 'Prehľady' -> 'Ceny'

=> obdobie - treba si zmeniť 'Deň' na 'Mesiac'
*) ak používate viacej normovacích skupín, v hornom menu bude aj filter pre normovacie skupiny

=> riadky - obsahujú typy platiteľov tak, ako ich máte zadefinované v nastaveniach
--- tabuľku si môžete prepnúť na zobrazenie pre jednotlivých žiakov (ikonka jedného panáčika vľavo nad tabuľkou)

=> stĺpce - okrem prvých pre počet stravníkov, počet objednávok a cenu jedla/réžie, sú tu názvy aj počet ďalších stĺpcov podľa toho, ako máte v nastaveniach modulu zadané zoznamy prispievateľov na cenu jedla / na režijné náklady
- pre každého prispievateľa z nastavení je v tejto tabuľke samostatná sekcia so stĺpcami pre uznané a pre stratené dotácie - v oboch počet aj sumy v eurách
- v stĺpčeku 'Navyše' je vyčíslená Suma, ktorá zostáva z dotácie pre školu - iba ak vám nastavená dotácia prevyšuje finančné pásmo (príp. aj réžiu, ak dávate rozdiel z dotácie aj na réžiu)
- ak varíte viacej jedál a dotáciu dávate aj na ďalšie jedlo - pozrite aj Uplatňovanie dotácie na viacej jedál

*) ak máte v tabuľke 'Ceny bez platieb' priveľa častí pre štátnu dotáciu, odporúčame upraviť a zjednodušiť nastavenia v zozname prispievateľov
**) ak by nejaký stĺpec mal obsahovať iba nuly, nezobrazuje sa (napr. nikto vo zvolenom období nestratil nárok na dotáciu, stĺpec 'strata' v tabuľke nebude)

Nad tabuľkou sú ikonky pre:
--- export do Excelu - odporúčame robiť si každý mesiac export pre menný zoznam a odložiť si ho v počítači
...môže sa zísť, ak s odstupom času vám nebudú sedieť čísla (žiaľ, školy často robia zmeny aj spätne a nie je vôbec jednoduché zistiť, u koho nastala zmena; porovnaním dát v odloženom Exceli s novo stiahnutým sa to dá pomerne rýchlo)
--- tlač - v tlači cez 'Ďalšie nastavenia' si môžete zvoliť, či chcete menný zoznam alebo len/aj sumárnu tabuľku podľa typov platiteľa
--- nástroje = možnosť skryť alebo zmeniť poradie stĺpcov

tlačová zostava 'Vyplatenie príspevkov stravníkom '

- ku tlačovým zostavám v module jedáleň sa dostanete cez roletkové menu vľavo hore v časti 'Vytlačiť'
- vhodná vtedy, ak máte žiakov s diétou, pre ktorých nevaríte
- môžete použiť ako podklady pre zriaďovateľa alebo ak vás priamo poveril vyplácať sumu dotácie ich rodičom
- dá sa tu vygenerovať súbor do banky pre hromadné platby
Ako hromadne vyplatiť štátnu dotáciu žiakom s diétou

tlačová zostava 'Stravníci - čerpanie príspevku po dňoch'

- ku tlačovým zostavám v module jedáleň sa dostanete cez roletkové menu vľavo hore v časti 'Vytlačiť'
- zostava obsahuje prehľad mesiaca po dňoch:
---- ak má žiak nárok na dotáciu, políčko dňa obsahuje znamienko ' + '
---- ak žiak stratil nárok na dotáciu, políčko dňa obsahuje znamienko ' - '
---- ak je pre nejaký deň nevysporiadaná dochádzka a teda aj dotácia, obsahuje otáznik
---- prázdne políčko znamená, že v daný deň sa nerieši žiadna dotácia (napr. mal odhlásené alebo nebolo vyučovanie)

V zostave si treba zvoliť:
- obdobie
- cez tlačidlo 'Stravníci' treba vybrať potrebné typy platiteľov
- cez 'Ďalšie nastavenia' je možné zvoliť iné usporiadanie alebo zoskupenie (napr. zoradiť, tlačiť samostatne zoskupené podľa triedy / typu platiteľa)

----------------------
Zoznam všetkých návodov pre modul Školská Jedáleň