Ako zadať do predpisu vratku (napr. za lyžiarsky) - úprava poplatku a vrátenie preplatku

Na úvod malé pripomenutie, ako modul platby funguje:

1. krok - POPLATKY - škola v predpise nastaví poplatky (t.j. koľko) a na aký účel (= názov predpisu) majú rodičia platiť
=> rodič sa tak dozvie, koľko má platiť

2. krok - PLATBY - keď rodičia zaplatia, škola musí zapísať prijaté platby a priradiť ich na príslušný predpis
=> rodičia uvidia, že škola platbu eviduje

výsledok:
- nastavené poplatky a zapísané platby sa tak môžu NAVZÁJOM SPÁROVAŤ
=> rodičia aj škola uvidia, že sú poplatky UHRADENÉ = konto žiaka je vyrovnané


ČO AK BOLO TREBA PLATIŤ INÚ SUMU POPLATKOV?

V prípade rôznych kurzov, výletov (lyžiarsky, škola v prírode ...) sa často stane, že
a) kurz sa vôbec neuskutočnil
b) kurz sa uskutočnil, ale niektorí žiaci sa nemohli zúčastniť
c) kurz sa uskutočnil, ale reálne náklady boli nižšie
d) kombinácia b) + c)

Vo všetkých prípadoch treba nejaké peniaze vrátiť.
Nestačí však iba zapísať vrátené platby (to by bol iba 2. krok), treba nastaviť aj poplatky (1. krok).

Preto je potrebné nastaviť aj poplatok - VRATKU = sumu, akú idete vrátiť (aj toto treba rodičom oznámiť).
Vratku treba doplniť:
-> do rovnakého predpisu
- pozor! nevytvárajte nový predpis!
-> ako nový poplatok
-> s reálnym dátumom na výplatu
-> s mínusovou hodnotou
- kde presne - vid popis nižšie

Takto na jednom mieste (v jednom predpise) získate prehľad o danej akcii a zachováte si históriu (časovú následnosť) aj poplatkov aj platieb.


AKO A KDE NASTAVIŤ VRATKU

1. krok - POPLATKY
-> otvorte pôvodný predpis cez ozubené koliesko
-> pod poplatkami doplňte ďalší poplatok (vratku) (šedé tlačidlo '+ Pridať')
-> nastavte dátum splatnosti
-> môžete zadať aj pomenovanie pre tento poplatok (ikonka ceruzky keď prejdete myšou)

-> nastavte samotný poplatok - ako a kde - to sa pre jednotlivé prípady trochu odlišuje:

a) kurz sa vôbec neuskutočnil = t.j. nikto sa nezúčastnil a teda nikto nemal nič platiť
-> pre vratku zadajte celkovú pôvodnú sumu na úhradu so záporným znamienkom priamo vedľa dátumu splatnosti

b) kurz sa uskutočnil, ale niektorí žiaci sa nemohli zúčastniť = t.j. títo žiaci nemajú platiť nič
-> pre vratku ponechajte nulu vedľa dátumu splatnosti
-> potom otvorte zoznam platiteľov
-> pre konkrétnych žiakov v stĺpci s poplatkom 'vratka' zadajte celkovú pôvodnú sumu na úhradu so záporným znamienkom
=> suma všetkých ich poplatkov tak bude 0

c) kurz sa uskutočnil, ale reálne náklady boli nižšie = t.j. žiaci majú platiť menej ako je nastavený pôvodný poplatok
-> sumu zadajte priamo vedľa dátumu splatnosti - so záporným znamienkom
-> výška vratky je vlastne samotný preplatok
=> suma všetkých poplatkov tak bude vo výške reálnych nákladov

d) kombinácia c) + b) - kurz sa uskutočnil, no reálne náklady boli nižšie a niektorí žiaci sa nezúčastnili vôbec
-> pre vratku vedľa dátumu splatnosti nastavte zápornú sumu vo výške vracanej sumy pre účastníkov - ako v prípade c)
-> pre nezúčastnených žiakov nastavte plnú sumu až v zozname poplatkov - ako v prípade b)
=> každý bude mať sumu všetkých poplatkov v takej výške, koľko má za kurz platiť reálne (ne)platiť

ČO SA STANE po nastavení poplatku - vratky?
=> každému tak oznámite, koľko peňazí budete vracať
=> sumár poplatkov v danom predpise hovorí u každého o tom, koľko peňazí ho vlastne kurz stál
=> kto mal pôvodný poplatok uhradený, tomu na predpise vznikne preplatok (v patričnej sume podľa situácie a) - d) )
=> kto nemal pôvodný poplatok uhradený, tomu sa nebude už zobrazovať nedoplatok (v prípadoch a) a b) ) resp. sa bude zobrazovať nižšia suma na úhradu - vo výške skutočných nákladov

2. krok - PLATBY
-> fyzicky vyplatené platby zapíšte bežným spôsobom (ručne, import výpisu), ale so záporným znamienkom
Vrátenie preplatkov - ako zaevidovať vrátenie preplatku/platby

ČO SA STANE po zapísaní vyplatenej platby?
=> vrátená platba sa spáruje so záporným poplatkom (vratkou)
=> rodičia aj škola uvidia vyrovnané konto - resp. uhradené poplatky daného predpisu



ČASTÉ CHYBY:

  • škola zapíše iba vrátené platby, ale nenastaví do predpisu vratku (=záporný poplatok)
    => rodičia takto ale nevidia vyrovnané konto, naopak - uvidia pre daný predpis neuhradené poplatky (buď v plnej výške - ak ste vracali plnú sumu, alebo čiastočne - ak ste vracali iba nespotrebovanú časť)

  • škola vytvorí nový predpis pre vratku
    -> poplatky na jeden účel v dvoch predpisoch sa vzájomne nemôžu započítať -> prijaté a vrátené platby sa nemôžu správne spárovať

  • škola nastaví záporný poplatok aj pre žiaka, ktorý z neznámeho dôvodu zaplatil viac, ako bolo treba
    -> stane sa, že rodič pošle vyššiu platbu ako je pôvodný poplatok = na konte žiaka vznikne preplatok a ten musí škola vrátiť
    - ak sa žiak akcie zúčastnil a teda má platiť nezmenenú pôvodnú sumu, nenastavujte mu záporný poplatok, prevyšujúcu sumu vráťte a tiež zapíšte vrátenú platbu



    Nezabudnite:
    - pri každej zmene v predpise (aj pri zmene viditeľnosti) systém automaticky odosiela správu o zmene / pridaní / zmazaní predpisu
    - podľa toho, či chcete zmenu oznámiť rodičom, si môžete posielanie notifikácií ponechať zapnuté alebo nastaviť ich dočasné pozastavenie
    Automatické odosielanie správ (notifikácií) - pri zmenách v predpisoch a viditeľnosti




    INÉ TYPY ZÁPORNÝCH POPLATKOV

  • predpis s pravidelnými mesačnými poplatkami (napr. ŠKD, školné)
    -> pri takýchto predpisoch stačí počas roka zmeniť pôvodné poplatky - podľa konkrétnej situácie pre potrebné mesiace a to buď individuálne alebo aj všetkým platiteľom
    -> ak už poplatky, ktoré znižujete/nulujete, boli uhradené, tak systém presunie peniaze na úhradu ďalších poplatkov predpisu, resp. vznikne na predpise preplatok

    Viac v návode Ako zmeniť poplatok v predpise



  • preplácanie cestovného
    - je to špecifický prípad, kedy škola peniaze nevyberá, ale iba posiela rodičom
    - nestačí však iba zapisovať vyplatené platby, treba nastaviť aj predpis, ktorý bude obsahovať záporné poplatky

    V module platby je vždy potrebné, aby sa poplatky spárovali s platbami. Ak by ste iba zapisovali vyplatené platby, vznikal by na konte žiaka preplatok.

    Kroky:
    1. najprv vytvorte predpis a pomenujte ho
    2. zvoľte mesačné poplatky
    -> upravte prípadne dátumy splatnosti pre poplatky,
    -> sumy pre poplatky ponechajte nulové

    3. priebežne nastavte poplatky
    -> to môžete vždy až po skončení každého mesiaca, keď je už jasný počet dní, kedy bol žiak v škole a viete sumu, ktorú mu idete vyplatiť
    -> zadajte individuálne každému žiakovi záporný poplatok do príslušného mesiaca v sume mesačného cestovného
    - postup pre individuálne zmeny poplatkov je v návode Ako zmeniť poplatok v predpise - bod II. Úprava poplatku jednému platiteľovi

    4. priebežne zapisujte reálne vyplatené platby
    -> platby zapisujte so záporným znamienkom (ak zapisujete ručne), resp. pri importe výpisu treba prepnúť nastavenia na import všetkých platieb
    - podrobnejšie v návode - Vrátenie preplatkov - ako zaevidovať vrátenie preplatku/platby



    Pozrite si ďalšie návody - Zoznam všetkých návodov pre modul Platby