Informácie ku koncoročnému vyúčtovaniu za stravu a prechod do nového školského roka

Aj na konci tohto šk. roka 2021 / 2022 dávame do pozornosti návod pre Koncoročné vyúčtovanie za stravu
Obsahuje body, čo je potrebné skontrolovať a taktiež kroky, ako správne urobiť vyúčtovanie po skončení šk. roka.


TOHTOROČNÉ ZMENY / NOVINKY V SYSTÉME - rozšírené možnosti pre REŽIJNÉ NÁKLADY

V priebehu tohto školského roka boli do modulu jedáleň doprogramované rozšírené možnosti pre režijné náklady.
Priamo v module jedáleň je už možné nastaviť súčasne aj mesačnú aj dennú réžiu pre rôzne skupiny stravníkov.
Vďaka tomu môžete mať pre stravné aj réžiu pre všetkých stravníkov iba jeden predpis (automatický) a koncoročné vyúčtovanie je tak podstatne jednoduchšie, keďže všetky poplatky systém spočíta podľa počtu objednanej (neodhlásenej) stravy.

Preto ak ste v tomto šk. roku používali pre niektorú skupinu stravníkov samostatný predpis pre režijné náklady cez modul platby, odporúčame ešte v tomto šk. roku urobiť úpravy, aby všetky poplatky aj platby mohli byť na automatickom predpise.

  • čo je potrebné urobiť:

    1. nastavte dennú aj mesačnú réžiu cez modul jedáleň - Režijné náklady
    * ak máte zapnuté automatické prerušenie pre neplatičov, najprv ho vypnite a opäť zapnite až po dokončení týchto úprav
    2. v module platby zmeňte priradenie zapísaných platieb - z obyčajného predpisu pre réžiu na automatický predpis pre jedáleň
    3. v module platby vymažte obyčajný predpis pre réžiu - pôjde vymazať iba ak už nie sú ku nemu priradené žiadne platby

      * ak potrebujete ponechať si oddelene vedené nedoplatky za réžiu z predchádzajúceho školského roka (počiatočné kredity), tak:
      --- v bode 2. - zmeňte priradenie iba pre prijaté/vyplatené platby; nemeňte priradenie pre počiatočné kredity - tie ponechajte priradené na obyčajnom predpise pre réžiu
      --- v bode 3. - nemažte obyčajný predpis pre réžiu
      --- v predpise pre réžiu zmeňte všetky poplatky na 0
      --- odporúčame z predpisu aj vymazať platiteľov, ktorí nemajú žiaden počiatočný kredit
      * ak si potrebujete ponechať zaznamenané aj preplatky pre réžiu z predchádzajúceho roka, tak aby na konci roka zbytočne niekto nemal preplatok na réžii a zároveň nedoplatok na stravnom, odporúčame interným prevodom odmínusovať preplatok z réžie a pridať rovnakú sumu ako platbu na automatický predpis (treba ručne doplniť dve platby - typ interný prevod)

    -> v prípade otázok nás kontaktujte na jedalen@asc.sk

  • čo získate zmenou nastavenia réžie z modulu platby do modulu jedáleň:

    -> poplatky za réžiu budú spočítané určite správne
    ---- často totiž školy robia chyby v tom, že na začiatku šk. roka v obyčajnom predpise len jednoducho nastavia mesačnú sumu pre každý mesiac v roku - a následne už počas roka poplatky nerevidujú - nezohľadňujú odídených stravníkov / stravníkov čo sa stále stravujú, ale pre nejaký mesiac mali odhlásené všetky dni / alebo len jednoducho sa pomýlili pri manuálnych zmenách poplatkov

    -> do nového roka nebudete musieť samostatne prenášať preplatky / nedoplatky na réžii, resp. nenastane vám situácia, že niekto bude mať súčasne preplatok aj nedoplatok .... čo sa školám stáva, keď nemajú dobre priradené platby



    -------------------------------------------------------------------------------------------

  • NEZABUDNITE - Záloha pre dotované obedy

    Ak ste mali stravníkov so štátnou dotáciou a zároveň ste mali v automatickom predpise zapnutú aj zálohu (bez ohľadu na zvolený typ zálohy), nezabudnite, že na konci školského roka je nutné zapnúť jej vrátenie - a to VŽDY - bez ohľadu na to, či budete preplatky fyzicky vyplácať alebo zostatky prenášať do nového šk. roka.
    Ako na konci šk. roka zapnúť generovanie preplatku zo zálohy 

    - pri 1. a 2. type zálohy sa udeje započítanie preplatku a nedoplatku na stravnom - konečný zostatok je jedna suma
    - pri 3. type zálohy nenastáva vzájomné započítanie zostatkov - konečné zostatky sú dva - samostatne pre stravné a samostatne pre zálohu

    Preto škola, ktorá po celý šk. rok viedla zálohu oddelene od stravného, môže na konci roka aj oddelene vyúčtovať - môže napr. vrátiť preplatky zo zálohy v presnej výške a zostatky zo stravného preniesť do nasledujúceho šk. roka.



    -------------------------------------------------------------------------------------------

  • PRECHOD DO NOVÉHO ŠKOLSKÉHO ROKA

    Pre prenos nastavení, stravníkov a zostatkov pozrite návod:
    Prechod do nového školského roka - modul JEDÁLEŇ
    Obsahuje body ako postupovať, na čo nezabudnúť, čo skontrolovať, ... <> aby ste nový rok začali hladko a bez problémov.

    -> celkové nastavenia modulu môžete urobiť kedykoľvek (ideálne v auguste)
    -> pred odklepnutím posledného kroku 'Počiatočný kredit' (= prenos zostatkov) sa najprv uistite, či:
    1. máte v novom šk. roku žiakov

      -- žiakov budete mať v novom šk. roku automaticky potom, ako váš administrátor urobí prechod do nového šk. roka v agende - zvyčajne to robí zástupca/-kyňa školy a najčastejšie v polovici augusta
      -- viete si to overiť v modul jedáleň v časti 'Objednávky & typy platiteľov'

    2. máte v module platby v starom šk. roku zapísané všetky platby - nielen prijaté, ale aj vyplatené (ak ste vracali preplatky)

      -- po prenose zostatkov už určite nezapisujte žiadne platby do starého šk. roka, ani nemažte, nepresúvajte...
      -- ak ste vracali preplatky, aj tak urobte prenos zostatkov do nasledujúceho šk. roka - môže sa u niekoho vyskytnúť nedoplatok



    Ak ste nepoužívali automatický predpis za stravu, ale 'vlastný' predpis - prenos zostatkov treba urobiť cez modul platby
    Prechod do nového školského roka - modul PLATBY
    ---> aby boli zostatky pri vlastnom predpise správne, musíte mať najprv správne ponastavované všetky poplatky - individuálne pre každého stravníka (manuálne)
    !! v module platby treba prenos koordinovať aj s ostatnými zamestnancami spravujúcimi ostatné školské predpisy, aby ste si vzájomne neprepísali / nezmazali dáta
    --> v novom šk. roku určite odporúčame vytvoriť si automatický predpis - je výrazne jednoduchší na vyúčtovanie - Ako vytvoriť predpis pre školskú jedáleň

    -> v module platby - pre postreby fungovania jedálne je potrebné urobiť prenos iba VS a IBANov - ale tiež koordinujte tento prenos s vašimi kolegami, ak máte v module aj školské predpisy (pokiaľ nie ste ich správcom samozrejme)



    Pozrite si ďalšie návody pre modul Školská jedáleň:

    Zoznam všetkých návodov pre modul Školská jedáleň