Predpis na nasledujúci šk. rok so splatnosťou ešte v aktuálnom šk. roku

predpis v aktuálnom školskom roku, predpis v novom školskom roku, predpis v predstihu

aSc agenda (Agenda Online) na Edupage funguje na šk. roky - platí to aj pre ostatné moduly, kde sa pracuje so žiakmi/učiteľmi konkrétneho šk. roka.

Niekedy je ale potrebné pre nový šk. rok vytvoriť predpis vo veľkom predstihu, kedy je splatnosť poplatku ešte počas aktuálneho šk. roka (napr. zápisné či školné na nový školský rok).

Zapísané platby sa však môžu párovať iba s poplatkami v predpise zadanom v rovnakom šk. roku - preto pre jednoduchú prácu s prijatými platbami je najlepšie vytvoriť predpis v takom šk. roku, v akom sa nachádzajú dátumy splatnosti poplatkov.
Ak má jeden predpis viac poplatkov a tie sú splatné v rôznych šk. rokoch, vtedy je predpis najlepšie rozdeliť na dva čiastkové. Predpisy odporúčame v názve zreteľne odlíšiť, aby sa v jednom šk. roku navzájom neplietli (napr. 'školné' a 'školné pre nový rok').

Sú viaceré možnosti ako taký predpis vytvoriť a spravovať, každý spôsob má nejaké výhody a nevýhody. Rozhodnutie školy, ktorý spôsob použiť, je aj podľa toho, pre koho je predpis určený (aktuálnych / nových žiakov) a čo škola potrebuje vidieť / zadávať / kontrolovať / sumarizovať / robiť prehľady ....

Je potrebné tiež poznať niektoré centrálne nastavenia systému Edupage:

EduPage konto - Na to, aby sme vedeli vytvoriť predpis pre budúcoročných prvákov, potrebujeme im vytvoriť kontá. Žiakov teda musíte mať pridelených do tried a zadať im emaily na rodičov a rozposlať heslá. Potom budú mať novoprijatí žiaci vytvorené kontá v novom šk. roku a môžete im zadať aj predpis. Viac v návode Ako vytvoriť kontá rodičom budúcoročných prvákov

zobrazenie poplatkov - modul platby sa zobrazuje pre aktuálny šk. rok - pre zobrazenie iného roka sa treba manuálne prepínať (na webe aj v mobilnej aplikácii)

platby importované z bankového výpisu - je možné ich presunúť do nasledujúceho/predchádzajúceho šk. roka jednotlivo aj hromadne a systém robí kontrolu na duplicitu platieb aj medzi šk. rokmi

prechod medzi školskými rokmi - systém ponúka automatický prenos predpisov (poplatkov aj používateľov) ako aj prenos zostatkov a ich priradenie ku rovnakému/inému/žiadnemu predpisu

zapisovanie prijatých platieb - zapísaná platba sa môže spárovať iba s poplatkom zadaným v rovnakom šk. roku (pre predpis zadaný v ďalšom šk. roku by bolo potrebné stále sledovať prijaté platby a manuálne ich triediť /presúvať)

MOŽNOSTI VYTVORENIA PREDPISU

Príklad: Chceme vytvoriť predpis za školné, kde splatnosť prvého poplatku (pre september - označíme 09) je už v mesiaci marec (označíme 03)

I. možnosť - vytvoriť predpis v aktuálnom šk. roku - natrvalo (s názvom napr. 'nové školné - 09'), ale zadať iba jeden poplatok (pre september) a nastaviť dátum splatnosti (xx.03.2025)

-> prijaté platby importovať priebežne s ostatnými bežnými platbami - teda v aktuálnom šk. roku
-> v auguste - vytvoriť v novom šk. roku nový predpis na zvyšné poplatky (s názvom napr. 'školné 25/26 - 10-06' = v ňom zadáte poplatky len pre mesiace 10 - 06 a s príslušnými dátumami splatnosti)
-> v auguste pri prenose predpisov a platieb predpis 'nové školné - 09' neprenášať, iba zostatky z neho (nedoplatky/preplatky) a tieto napárovať na nový predpis 'školné 25/26 - 10-06'

výhoda
= prijaté platby budú zapísané v rovnakých mesiacoch ako na bankovom účte = dobrá kontrola s bankovým účtom (porovnanie mesačného sumáru zapísaných platieb na Edupage a na bankovom účte)
= poplatky sa budú zobrazovať rodičom v aplikácii už teraz

nevýhoda
= poplatky a prijaté platby nebudú všetky v rovnakom šk. roku - v novom roku v predpise nebude vidno celý sumár poplatkov na celý šk. rok (tí, čo nezaplatili presnú sumu alebo vôbec v starom roku, budú mať počiatočný kredit – plusový alebo mínusový)
= v novom šk. roku bude počiatočný kredit s pevným dátumom 1.9. – počiatočný kredit je niekedy ťažšie čitateľný pre rodičov

II. možnosť -predpis vytvoriť v aktuálnom roku - dočasne (s názvom napr. 'školné - nové 09'), tiež iba s jedným poplatkom pre september a so splatnosťou 03

-> prijaté platby importovať priebežne s ostatnými v aktuálnom šk. roku
-> v auguste vytvoriť v novom roku celý predpis 'školné 25/26' - v ňom nastaviť poplatky pre všetky mesiace (09 - 06), teda aj reálne dátumy splatnosti (03 a 10 - 06)
-> ešte pred prenosom predpisov a zostatkov do nového šk. roku urobiť presun všetkých prijatých platieb z predpisu 'školné - nové 09' do nasl. šk. roka a tam priradiť na predpis 'školné 25/26'
-> vymazať predpis 'nové školné - 09' v končiacom šk. roku
-> urobiť štandardné preklopenie ostatných predpisov a zostatkov do nového šk. roka

výhoda
= poplatky sa budú zobrazovať rodičom v aplikácii už teraz
= priebežne je možná rýchla kontrola pre porovnanie mesačného sumáru zapísaných platieb na Edupage a na bankovom účte, keďže všetky prijaté platby budú zapísané v rovnakom šk. roku ako na školskom účte (ale teda iba do augusta)
= všetky poplatky aj platby sa budú nachádzať v novom roku (až po presune v auguste), presunuté platby s dátumom prijatia do xx.08.2024 nebudú ako poč. kredit, ale ako prijaté platby

nevýhoda
= trochu ťažšia identifikácia platieb, ktoré treba presúvať do nového roka (možnosť pomýlenia sa pri presúvaní)
= nie je možná rýchla kontrola pre porovnanie mesačného sumáru zapísaných platieb na Edupage a na bankovom účte v novom šk. roku

III. možnosť - celý predpis 'školné 25/26' urobiť rovno v novom šk. roku

-> platby importovať priebežne s ostatnými
-> naimportované platby priebežne presúvať do nového šk. roka, kde sa budú mať s čím spárovať (tam sa nachádza predpis)
-> Predpis na nasledujúci školský rok - pre budúcich prvákov

výhoda
= v auguste pri prenose predpisov a zostatkov netreba robiť nič – lebo v starom roku nebude ani predpis, ani poplatky, ani prijaté platby => teda ani žiadne zostatky
= všetky poplatky aj platby za školné sa budú nachádzať v rovnakom šk. roku, budú mať reálny dátum zápisu a nebudú ako počiatočný kredit, ale ako prijatá platba

nevýhoda
= rodičia si budú musieť prepínať v aplikácii šk. rok na nasledujúci, aby uvideli poplatky a zapísané platby
= trochu ťažšia identifikácia platieb, ktoré treba presúvať do nového šk. roku (možnosť pomýlenia sa pri presúvaní)
= nie je možná rýchla kontrola pre porovnanie mesačného sumáru zapísaných platieb na Edupage a na bankovom účte v novom šk. roku

Pozrite si ďalšie návody v tejtko kategórií - Definovanie platobných predpisov