Wie veröffentliche ich den Stundenplan in EduPage?

Stundenplan, aktivieren, veröffentlichen, Benachrichtigungen, Push-Nachricht

Nachdem Sie einen neuen Stundenplan in EduPage erstellt (oder ggfs. noch vom lokalen Stundenplanprogramm hochgeladen) und abspeichert haben, ist es wichtig, dass Sie Ihren Stundenplan veröffentlichen (aktivieren).

Bei der Veröffentlichung definieren Sie
a) den Gültigkeitszeitraum des Stundenplans
b) die Woche und Schuljahresabschnitt wenn im Stundenplan mehrere Wochen und/oder Schuljahresabschnitte definiert wurden.

Die im Stundenplan vorhandenen Schuldaten (Lehrpersonen, Schulfächer, Klassen und Räume) werden mit Edupage synchronisiert (hinzugefügt oder verknüpft)

Der veröffentlichte Stundenplan bildet die Grundlage für die weiteren Tools/Funktionen wie z.B. Vertretungsplan, Klassenbuch, etc..

Wie Sie den Stundenplan veröffentlichen und was Sie beachten sollten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

1. Der neue Stundenplan befindet sich in Administration Stundenpläne online ohne einen grünen aktiven Haken. Es handelt sich lediglich um eine gespeicherte Datei des Stundenplans. Damit dieser nun aktiv wird, klicken Sie auf Veröffentlichen.

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2. Im neu geöffneten Fenster wird Ihnen zuerst der Name des Stundenplans angezeigt, den Sie im Menü Stundenpläne online Administration zur Veröffentlichung ausgewählt haben. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Wurde zu vor noch kein Stundenplan ausgewählt, können Sie den Namen des Stundenplans, den Sie aktivieren möchten, auch an dieser Stelle noch auswählen.

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3. Danach wählen Sie das Schuljahr aus und geben das Gültigkeitsdatum ein. Legen Sie fest von wann bis wann dieser Stundenplan gültig sein soll. Sollten Sie zuvor schon Stundenpläne veröffentlicht haben, achten Sie darauf, dass sich die Gültigkeiten mit den bisherigen Stundenplänen nicht überschneiden.

Des weiteren können Sie die entsprechende Woche und den
Jahresabschnitt festlegen, wenn in Ihrem Stundenplan mehrere Wochen bzw. Jahresabschnitte definiert wurden.

Klicken Sie auf Weiter um ins nächste Menü "Import" zu kommen.

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!!! Wichtig !!!: 4. Import
In diesem Schritt werden Ihre Daten aus dem Stundenplan mit den bereits in Ihrer Edupage gespeicherten Daten synchronisiert.

Zunächst kreuzen Sie an, ob Sie neue Daten und das Zeitraster vom Stundenplan in Edupage importieren wollen (= standardmäßig voreingestellt).

Per Klick auf den jeweiligen Reiter (Lehrer/Klassen/Schüler/Fächer/Klassenräume) in der Tabelle überprüfen Sie Ihre Daten und die vorgeschlagene Aktion in der Spalte "Befehl". Die in der Spalte "Befehl" angezeigte Aktion können/müssen Sie bei bei Bedarf manuell korrigieren.

Dies funktioniert wie folgt:

4 a) Wenn Sie Ihren ersten Stundenplan veröffentlichen, werden alle Daten automatisch hinzugefügt. In der Spalte "Befehl" ist die Aktion Hinzufügen automatisch gesetzt, wenn das Programm erkennt, dass Lehrkräfte, Klassen, Schulfächer und Räume noch nicht in EduPage existieren und fügt sie automatisch hinzu.

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4 b) Sind bereits Daten in Edupage gespeichert sind, prüfen Sie die Daten und stellen sicher, dass die Datensätze zwischen Stundenplan und EduPage richtig verknüpft sind.

Neue Daten aus dem Stundenplan werden hinzugefügt.

die gleichen oder sehr ähnliche Daten werden automatisch verknüpft. Es erscheint ein Hinweis, wenn es einige Unterschiede gibt.

Wichtig ist, bei jedem der Parameter (Lehrkräfte, Klassen, Schulfächer, Klassenzimmer) zu prüfen, ob die Software die Verknüpfungen automatisch vornehmen konnte, bevor Sie auf "Weiter" klicken.

Die nicht vom Programm erkannten Daten bleiben unverknüpft und Sie müssen diese manuell verknüpfen..

Klicken Sie hierzu in der Spalte Befehl auf die Aktion nicht verknüpft und wählen den richtigen Datensatz aus. Per Klick auf die Aktion (Verknüpfen) verknüpfen Sie die Daten aus dem Stundenplan mit EduPage.

Ergänzender Hinweis:
Im Beitrag Wie kann ich Daten zwischen Stundenplan und EduPage synchronisieren, wenn Verknüpfungen zwischen EduPage und dem Stundenplan fehlen bzw. fehlerhaft sind? wird im Detail beschrieben, wie Verknüpfungen korrigiert werden können.
Wenn bspw. beim Veröffentlichen des Stundenplans die Verknüpfungen nicht geprüft wurden und Sie hinterher feststellen, dass Verknüpfungen fehlen, können diese mit der Funktion Überprüfen korrigiert werden.

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5. Im letzten Schritt können Sie entscheiden, ob die Lehrpersonen, Eltern und Schüler:innen über die Stundenplanänderung informieren wollen. Wollen Sie das nicht, dann nehmen Sie den Haken heraus.

Im Menüpunkt Benutzerrechte können Sie entscheiden, welche Stundenpläne Lehrkräfte einsehen können sollen und unter Öffentlichkeit, welche Stundenpläne auf der EduPage-Webseite angezeigt werden werden sollen (sofern Sie eine Webseite erstellt und darin das Stundenplan-Modul aktiviert haben).

Klicken Sie auf Bestätigen, um den Stundenplan zu aktivieren bzw. zu veröffentlichen.

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6. Nun ist ihr Stundenplan aktiv. Das erkennen Sie an dem grünen Haken vor Ihrer Datei und die aktuellen Stundenplandaten werden von EduPage verwendet.

7. Um festzulegen, welchen Stundenplan Schüler:innen und deren Eltern angezigt bekommen sollen, öffnen Sie im oberen Menü die Funktion Benutzerrechte und Stundenplanformat.

Klicken Sie darin auf die Schaltfläche "Geben Sie an, was die geloggten Schüler/Eltern sehen können".

Wird keine Auswahl getroffen, sehen Schüler/Eltern nur ihren eigenen Stundenplan sehen.
Es ist grundsätzlich nicht möglich den Stundenplan für Schüler:innen und Eltern auszublenden.